Должностная инструкция секретаря руководителя образец

Секретарь руководителя — 2 вариант

Должностная инструкция секретаря руководителя образец

Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря руководителя бесплатно. Должностные обязанности секретаря руководителя.

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно — правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

______________________________________________

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

I. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя _____________________ (далее – «предприятие»).

Название учреждения

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо с высшим профессиональным образованием (не предъявляются требования к стажу работы)

или же со средним профессиональным образованием, в этом случае стаж работы по данной специальности должен составлять не менее __________ лет.

1.3. Секретаря руководителя назначается и освобождается от должности по приказу

руководителя предприятия по представлению

________________________________________________________________________.

1.4. Секретарь обязан знать:

— распоряжения, постановления, а также приказы и другую нормативную и

руководящую документацию вышестоящих органов, непосредственно касающихся

деятельности предприятия;

— руководящий состав и структуру предприятия и всех подразделений предприятия;

— инструкции, положения и другую нормативную документацию по делопроизводству и его ведению;

— организацию делопроизводства;

— устав предприятия;

— архивное дело;

— методики обработки и оформления документов;

— машинопись;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

документации;

— основы эстетики и этики;

— правила печатания деловых писем с применением типовых форм;

— правила эксплуатации информационно вычислительной техники;

— правила делового общения;

— основы законодательства о труде и административного права;

— нормы и правила техники безопасности и охраны труда,

противопожарной защиты и производственной санитарии;

— правила трудового распорядка на предприятии;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

1.5. Секретарь находится в подчинении руководителя

________________________________________________________________________.

(предприятия, структурного подразделения)

1.6. В период отсутствия секретаря (болезнь, отпуск и пр.) обязанности его исполняются лицом, назначенным в надлежащем порядке, которое временно приобретает все права, а также несет ответственность за должное исполнение доверенных ему обязанностей.

II. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Выполняет работы по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает корреспонденцию, которая поступает для рассмотрения руководителю

и направляет ее конкретным исполнителям или в структурные подразделения в соответствии с принятым решением для подготовки ответов или для использования в процессе работы.

2.3. Осуществляет делопроизводство, а также выполняет разного рода работу с

использованием компьютерной техники, которая предназначена для сбора, обработки и

представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает личные заявления и документы для руководителя на его подпись.

2.5. Осуществляет подготовку материалов и документов, необходимых для деятельности

руководителя.

2.6. Держит под контролем своевременное рассмотрение и предоставление

документов (конкретными исполнителями и структурными подразделениями),

которые отдаются на подпись руководителю.

2.7 . Обеспечивает качественное редактирование всей передаваемой руководителю на подпись документации.

2.8. Занимается организацией необходимых телефонных переговоров руководителя,

записью в его отсутствие полученной информацией, а также доводить до сведения руководителя ее содержание, принимать и передавать информацию по телефаксу, телексу, и т.п., а также телефонограммы.

2.9.Своевременно доводит до сведения руководителя информацию, которая получена по каналам связи.

2.10. По поручению руководителя должен составлять запросы, письма, запросы, и прочие документы, а также занимается подготовкой ответов авторам писем.

2.11. Занимается подготовкой совещаний и заседаний, которые проводит руководитель организации.

2.12. Собирает необходимые материалы для заседаний, оповещает их участников о месте и времени проведения, о вопросах повестки дня и производит регистрацию участников. Занимается ведением и оформлением протоколов совещаний и заседаний.

2.13. Контролирует исполнение работниками предприятия распоряжений и приказов, за соблюдением сроков исполнения поручений и указаний руководителя, взятых на контроль.

2.14. Осуществляет ведение контрольно-регистрационной картотеки.

2.15. Организовывает рабочее место руководителя и обеспечивает его необходимыми канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает все необходимые условия для эффективной работы руководителя.

2.16. По распоряжению руководителя печатает служебные материалы,

необходимые ему для работы, или вносит текущую информацию в банк данных.

2.17. Осуществляет организацию приема посетителей, содействует оперативности

рассмотрения предложений и обращений работников.

2.18.Выполняет все остальные служебные поручения руководителя.

2.19. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,

обеспечивает их сохранность и сдает их в архив в установленные сроки.

III. Права

Секретарь вправе:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,

касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по

усовершенствованию работы, которая связана с его обязанностями, предусмотренными

настоящей инструкцией.

3.3. В рамках своей компетенции сообщать своему

руководителю обо всех существующих недостатках, которые могут быть выявлены в процессе исполнения своих должностных обязанностей.

3.4. Вносить свои предложения устранению этих недостатков.

3.5. По поручению руководства предприятия или лично запрашивать в структурных подразделениях и у специалистов нужную для выполнения своих должностных обязанностей информацию и документы.

3.6. Требовать оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей от руководства предприятия.

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За недолжное исполнение или вовсе неисполнение своих должностных

обязательств, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в

пределах, определенных трудовым законодательством России.

4.2. За нанесение материального ущерба — в пределах, определенных

трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За совершенные в процессе осуществления своей

деятельности правовые нарушения — в пределах, определенных уголовным,

гражданским и административным законодательством Российской Федерации.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.

Источник: https://www.kaus-group.ru/knowledge/duty/category/secretary/material/58/

Должностная инструкция секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря руководителя образец

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря руководителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:

  • нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • приказами и распоряжениями руководителя Компании и непосредственного руководителя;
  • настоящей должностной инструкцией;
  • правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функциональные обязанности

Секретарь руководителя исполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

В случае служебной необходимости секретарь руководителя может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников Компании информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Секретарь руководителя несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

4.2. Оценка работы секретаря руководителя осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы секретаря руководителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

6. Право подписи

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «___» _______ 20__ г.

(подпись)

Источник: https://instrukzii.ru/texispolniteli/obshheotraslevye/sekretar-rukovoditelya.html

Секретарь руководителя

Должностная инструкция секретаря руководителя образец

Вы можете скачать должностную инструкцию секретаря руководителя бесплатно. Должностные обязанности секретаря руководителя

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно — правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо с высшим

профессиональным образованием (требований к стажу работы нет)

или средним профессиональным образованием и стажем работы по

специальности не менее __________ лет.

1.3. Секретарь обязан знать:

— распоряжения, постановления, приказы и прочую нормативную и руководящую документацию вышестоящих и иных органов, которые касаются деятельности предприятия;

— руководящий состав и структуру предприятия и его подразделений;

— устав предприятия;

— инструкции, положения и другие нормативные документы по ведению

делопроизводства;

— организацию делопроизводства;

— архивное дело;

— машинопись;

— методы обработки и оформления документации;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— правила печатания деловых писем с применением типовых форм;

— основы эстетики и этики;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

документации;

— правила делового общения;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права;

— законодательство о труде;

— нормы и правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной защиты

и производственной санитарии;

— правила трудового распорядка на предприятии.

1.4. Секретарь руководителя назначается и освобождается от должности

по приказу руководителя предприятия по представлению

________________________________________________________________________.

1.5. В период отсутствия секретаря (болезнь, отпуск и пр.) его

обязанности возлагаются на лицо, которое назначается в установленном порядке,

приобретает соответствующие должностные права и несет ответственность за

должное выполнение доверенных ему обязанностей.

1.6. Секретарь подчиняется руководителю

________________________________________________________________________.

(предприятия, структурного подразделения)

2. Должностные обязанности

Секретарь руководителя обязан:

2.1. Принимает корреспонденцию, которая поступает на рассмотрение руководителю предприятия и передает ее конкретным исполнителям, для использования в

процессе работы или подготовки ответов.

2.2. Осуществляет работы по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.3. Выполняет необходимые операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для обработки информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает заявления и документы на подпись руководителя.

2.5.Ведет делопроизводство.

2.5. Подготавливает для работы руководителя материалы и документы.

2.6. Организует телефонные переговоры для руководителя,

в его отсутствие осуществляет запись полученной информации и доводит до него ее содержание.

2.7. Принимает и передает информацию по телексу, телефаксу и прочим приемно-переговорным устройствам.

2.8. Следит за своевременностью рассмотрения и представления

конкретными исполнителями и структурными подразделениями документов,

передаваемых на подпись руководителю, обеспечивает их качественное

редактирование.

2.9. Принимает и передает телефонограммы, и своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по анналам связи.

2.10. Подготавливает совещания и заседания к проведению руководителем, а именно, оповещает участников о времени и месте проведения заседаний, проводит их регистрацию и оповещает их о повестке дня.

211. Составляет запросы, письма и прочие документы по поручению руководителя, а также подготавливает ответные письма.

2.12. Оформляет и ведет протоколы совещаний и заседаний.

2.13. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.14. Осуществляет контроль исполнения приказов и распоряжений, соблюдения сроков выполнения поручений и указаний руководителя.

2.15. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, всеми необходимыми средствами организационной техники, создает условия, которые способствуют результативной работе руководителя.

2.16. Содействует оперативности рассмотрения предложений и просьб сотрудников, организует прием посетителей.

2.17. Печатает служебные материалы, необходимые для работы руководителя, вводит уже имеющуюся информацию в банк данных.

2.18. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.19. Оформляет дела, согласно с утвержденной номенклатурой,

обеспечивает их сохранность и в нужные сроки сдает в архив на хранение.

3. Права

Секретарь руководителя вправе:

3.1. На рассмотрение руководства вносить свои предложения, направленные на

усовершенствование работы, связанной с его обязанностями согласно данной инструкции.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,

которые касаются его деятельности.

3.3. Сообщать своему руководителю обо всех недостатках, которые выявляются в процессе исполнения своих профессиональных обязанностей, и вносить свои предложения по их ликвидации.

3.4. По мере надобности требовать от руководства предприятия помощи в

выполнении своих должностных прав и обязанностей.

3.5. Запрашивать от специалистов и структурных подразделений предприятия лично, либо по поручению руководства документы и информацию, которые необходимы для

выполнения своих должностных обязанностей.

4. Ответственность

Секретарь руководителя ответственен:

4.1. За правонарушения, которые совершены в процессе осуществления своей

деятельности в определенных уголовным, административным и

гражданским законодательством РФ рамках.

4.2. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных

обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в, определенных трудовым законодательством РФ рамках

4.3. За причинение материального ущерба предприятию в определенных

гражданским и трудовым законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.

Источник: https://www.kaus-group.ru/knowledge/duty/category/secretary/material/61/

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно — техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно — регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно — переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно — распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя — образец 2019 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-sekretarja-rukovoditelja

Секретарь руководителя. Типовая должностная инструкция. Образец текста скачать

Должностная инструкция секретаря руководителя образец

Должностная инструкция секретаря руководителя

1. Общие положения                                                     

2. Должностные обязанности                                             

3.

Права                                                               

4. Ответственность                                                     

1. Общие положения

1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя.

2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3.

Секретарь руководителя должен знать постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

4. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя учреждения (предприятия, организации) в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5. Секретарь руководителя непосредственно подчиняется руководителю структурного подразделения.

2. Должностные обязанности

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

3.

Права

Секретарь руководителя имеет право:

1. вносить предложения руководству по вопросам организации и условий труда;

2. пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;

3.

проходить в установленном порядке аттестацию с правом на получение соответствующего квалификационного разряда;

4. повышать свою квалификацию.

Секретарь руководителя пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

4. Ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность за:

1. осуществление возложенных на него должностных обязанностей;

2. организацию своей работы, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;

3.

соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности;

4. ведение документации, предусмотренной должностными обязанностями;

5. оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства, по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности учреждения (предприятия, организации), его работникам и иным лицам.

За нарушение законодательных и нормативных актов секретарь руководителя может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

Татарников М.А. Справочник кадровика: Сборник должностных инструкций. — ИНФРА-М, 2004 г.

Источник: https://instrukciy.ru/tatarnikov/page226.html

ЗаконаНадзор
Добавить комментарий