Как подтвердить получение письма по электронной почте

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

Как подтвердить получение письма по электронной почте

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту.

Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной.

 Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

  1. Адрес и имя отправителя.

  2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

  3. Важность письма (это при необходимости).

  4. Тема письма.

  5. Приложение.

  6. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию.

Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов.

У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией.

Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу.

Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:»)   только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему.

 Пиктограмма (Re)  является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе.

В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя».

 В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя».

 В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении.

Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации.

Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений.

Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл.

 Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной.

Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики.

Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит.

По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения.

Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать.

Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.

Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма.

Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера. 

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию.

Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение.

Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

Источник: http://life.mosmetod.ru/index.php/item/pravila-napisaniya-elektronnogo-pisma-ili-etiket-elektronnoj-pochty

Как разрешить пользователям запрашивать и отправлять подтверждения прочтения

Как подтвердить получение письма по электронной почте

Если вы работаете с устаревшей бесплатной версией G Suite и хотите использовать эту функцию, перейдите на G Suite Basic. 

Важно! Эта функция доступна только в аккаунтах Gmail организаций и образовательных учреждений. Ее нельзя включить в обычном аккаунте Gmail.

Как администратор, вы можете разрешить пользователям в вашей организации запрашивать или отправлять подтверждение прочтения. Благодаря таким уведомлениям отправитель узнает, что адресат открыл его письмо. Чтобы сделать их доступными для пользователей в организации, включите эту функцию в консоли администратора.

Круг отправителей, которые будут получать уведомления о прочтении, можно ограничить. К примеру, это могут быть только отправители в пределах организации. Также вы можете выбрать, будет ли подтверждение прочтения отправляться автоматически после открытия письма или только с разрешения получателя.

Получение подтверждения прочтения не гарантирует доставку письма

Подтверждение прочтения не является гарантией того, что почта доставлена. Эта функция поддерживается в различных почтовых системах, но иногда возможны следующие ситуации:

  • вы можете получать подтверждения для непрочитанных сообщений;
  • вы можете не получать подтверждения для прочитанных сообщений.

Настройка подтверждений прочтения для пользователей

  1. На главной странице консоли администратора выберите Приложения  G Suite  Gmail  Пользовательские настройки.
  2. Если вы создали в консоли администратора дочерние организации, то в разделе Организации слева выберите нужное организационное подразделение. Если дочерние организации не созданы, раздел Организации будет недоступен.

     Подробнее о расширенных настройках электронной почты Gmail…

  3. В разделе Уведомления о прочтении сообщений электронной почты укажите отправителей, которым пользователи могут отправлять уведомления о прочтении.

    • Выберите вариант Не отправлять подтверждения прочтения электронных писем, чтобы отключить запрос и отправку уведомлений о прочтении.
    • Выберите вариант Отправлять уведомления о прочтении сообщений электронной почты как на все адреса в организации, так и на следующие адреса, чтобы разрешить отправку уведомлений о прочтении на адреса в ваших доменах и указанные внешние адреса. Внешние адреса электронной почты следует разделять запятыми. Можно ввести до 100 адресов, каждый из которых может содержать до 256 символов. Если вы не укажете адреса, подтверждение о прочтении будут получать только пользователи домена. Установите флажок Спрашивать пользователя перед отправкой уведомления о прочтении сообщений, если хотите предоставить пользователям возможность принимать решение об отправке уведомления в каждом конкретном случае. Чтобы уведомления отправлялись автоматически, снимите этот флажок.Выберите вариант Отправлять уведомления о прочтении сообщений электронной почты на все адреса, если хотите разрешить запросы и отправку уведомлений о прочтении для любых адресов внутри и за пределами организации. При этом пользователи смогут самостоятельно принимать решение об отправке уведомлений.
  4. Нажмите Сохранить внизу страницы.

В аккаунтах пользователей изменения вступают в силу в течение 24 часов. Предыдущие изменения можно посмотреть в журнале аудита в консоли администратора.

Принцип работы уведомлений о прочтении

  • Пользователи смогут получать уведомления о прочтении от пользователей всех почтовых служб, которые поддерживают данную функцию (а таких большинство). Однако уведомления работают по-разному в зависимости от ПО получателя и способа доступа к сообщению. Например, подтверждение прочтения может отправляться автоматически без одобрения со стороны получателя, если он открыл письмо с помощью клиента IMAP, POP или G Suite Sync. Некоторые почтовые системы для мобильных устройств, работающие не по протоколу IMAP, могут вовсе не отправлять подтверждения прочтения.
  • Чтобы не разглашать адреса электронной почты, Gmail доставляет такие подтверждения только для писем, которые отправлены на отдельные адреса пользователей, а не на псевдонимы или адреса, указанные в списках рассылки.

Эта информация оказалась полезной?Как можно улучшить эту статью?

Источник: https://support.google.com/a/answer/1383374?hl=ru

Этикет для бизнеса. «Сетикет»

Как подтвердить получение письма по электронной почте

Этим инструментом бизнес общения мы пользуемся ежедневно, возможно, даже ежечасно. За последние годы сформировались правила и нормы деловой переписки по электронной почте. Их сегодня и обсудим

«Сетикет» – это правила поведения и общения в сети Интернет. Здесь действуют основные правила этикета – взаимное уважение, корректность, такт. Оперативность, которую дарит Интернет, влечет за собой и оперативность в совершении этикетной ошибки. Поэтому при общении в Интернете должен быть обострен самоконтроль и внимание.

Электронная почта. Этим инструментом бизнес общения мы пользуемся ежедневно, возможно, даже ежечасно. За последние годы сформировались правила и нормы деловой переписки по электронной почте. Их сегодня и обсудим.

Деловое электронное письмо одновременно представляет и вас, и компанию. Помните, что первое впечатление от электронного письма аналогично впечатлению от первой встречи. Как и письмо на бумажном носителе, деловое письмо, направленное по электронной почте, должно быть кратким, точным и по существу.

Необходимо составлять его корректно, выдерживать в едином уважительном деловом тоне. Важнейшее требование — грамотность. Перед отправкой прочтите свое письмо как минимум один, а лучше два раза.

Даже при повторном прочтении могут быть обнаружены эмоциональные и смысловые неточности, грамматические ошибки.

Структура делового электронного письма:

· Приветствие и обращение. «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!». Приветствия «Добрый день», «Добрый вечер» и др. используется, но допускается их опустить, поскольку трудно определить время, когда адресат прочитает письмо. Некоторые употребляют фразу «Доброго времени суток», но ее вряд ли можно отнести к деловой переписке.

· , раскрывающее цель письма. Ясное и краткое. Деловое электронное письмо должно быть в два раза короче письма на бумажном носителе. Если у вас есть необходимость сообщить получателю большой объем информации, то необходимо в письме кратно описать суть обращения,  а все остальное оформить как вложение.

· Прощание и электронная подпись (ФИО, должность, название компании, рабочий номер телефона, адрес электронной почты, ссылка на сайт компании). Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

· Логотип, если он есть и если это необходимо.

Электронная почта, очень быстрый способ связи, но не стоит относиться к нему пренебрежительно и писать письма на скорую руку.

При оформлении письма обязательно заполняйте графу «Тема», это позволит выделить ваше письмо среди других, ускорит его поиск в случае необходимости, а также защитит от возможности отнесения получателем к категории «спам».

Тема должна формулироваться максимально четко. Например «Приглашение на конференцию», «Контактные данные компании «N» и др. При отправке в случае необходимости указывайте степень важности письма, но не злоупотребляйте этим.

По правилам этикета, при получении электронного письма, вы должны написать ответ, что письмо (письмо с вложениями) получено. Поэтому всегда отвечайте на присланные письма (исключение составляет спам). Время ответа на электронное письмо не должно превышать двое суток.

Составляя ответ на деловое электронное письмо, оставьте полученный текст без изменений, а сверху напишите свой. Это упростит получателю процесс восстановления в памяти сути переписки.

Если для подготовки ответа вам требуется значительно большее время, чем день-два, то следует оперативно подтвердить получение письма и сообщить о предполагаемых сроках ответа.

Если вы являетесь отправителем письма, то в целях уточнения факта его доставки, лучше позвонить адресату и уточнить дошло письмо или нет. Использовать функцию «отправка письма с уведомлением» не рекомендуется.

Также часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Практический совет: напишите письмо, сделайте все вложения, затем укажите тему письма и только в самом финале заполняйте строку «Адресат».

Это позволит вам отнестись к письму более внимательно, даст время перепроверить все ли составлено верно, и убережет от нелепой ошибки – молниеносной отправки письма с возможными опечатками. Следите за правильностью написания адреса получателя.

Интернет дает возможность быстро отослать электронное письмо, но и быстро совершить ошибку, за которую придется извиняться и выходить из некорректной ситуации, если письмо попадет не по тому человеку. Ошибки чаще всего происходят от спешки и небрежности.

Не стоит увлекаться смайлами при составлении делового электронного письма, оставьте их для личной переписки. Также не рекомендуется писать электронные письма прописными буквами, это выглядит как крик.

Деловое электронное письмо должно содержать только то, что может быть сказано человеку лично. К тому же помните, что руководство компании имеет право на доступ ко всем электронным письмам, отправляемым сотрудниками.

Электронная почта компании – это не ваша личная почта! Да и в Интернете нет конфиденциальности, поэтому следите за содержанием своих писем.

Рекомендуется проверять почту не менее трех-четырех раз в день и начинать с чтения более свежих писем. Поскольку ранние письма могут быть уже не актуальными.

Как и все правила этикета, «сетикет» базируется на здравом смысле и логике, а значит, упрощает общение с деловыми партнерами и весь рабочий процесс. Желаю оперативной, результативной и грамотной деловой переписки!

Автор – Елена Брылина, специалист по организационной работе и этикету             

Орфография и пунктуация автора сохранены 

Источник: https://pbs72.ru/articles/spets-proekty/etiket-dlya-biznesa-setiket/

Этикет в бизнес-переписке. 15 простых правил e-mail

Как подтвердить получение письма по электронной почте

Пиши такие письма, которые ты хотел бы получать.

Правило 1. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми

Если человек ждет от вас письмо, то в столбце «От» он будет искать ваше имя, которым вы ему представились при знакомстве, или электронный адрес, который вы указали в своей визитке. Желательно, чтобы в компании был принят единый стандарт написания имени и фамилии отправителя. Если вы работаете по всему миру, то на английском языке.

Правило 2. Обязательно заполняйте графу «Тема письма»

Наличие “Темы” значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, если имя и адрес отправителя вам ничего не говорят. Тема должна быть краткой – не более 50 знаков.

В случае, если вы отвечаете на чье-либо электронное письмо, но при этом изменяется основная мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему или создайте новое письмо, так как изменение предмета обсуждения без изменения темы может привести к путанице в переписке.

Если вы пишите кому-то впервые, можно использовать имя адресата. Например, «Добрый вечер, Наталья!». А вот письмо с Темой, вроде «Шопинг со скидками интереснее!», или «Can you handle this with me?» чаще удаляют, принимая за спам. Так же поступают и с письмом, отправленным вовсе без Темы. Этикет e-mail позволяет не отвечать тем, кто его грубо нарушает.

Правило 3. Используйте «Re:» только для ответа

Желая ответить на письмо, вы нажимаете соответствующую кнопку и открывается форма для ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст и тема его письма, перед которой значится «Re:» (аббревиатура Reply/Response означает «Мой ответ на:»). Если тема письма меняется, уберите этот символ. И это вовсе не пустяк: «Re:» в сочетании с новой темой будет выглядеть глупо и введет в заблуждение, ведь адресат подумает, что получил ответ на письмо, которое не писал.

Правило 4. Вложение – в начале, адрес получателя – в конце

Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение, чтобы не забыть в итоге его отправить. А адрес получателя, наоборот, вставляйте только тогда, когда письмо дописано и проверено. Будьте внимательней с кнопкой «ответить»: убедитесь, что вы посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 5. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя

К сожалению, некоторые пользователи считают, что приветствие в e-mail не нужно писать, поскольку это бессмысленный пережиток бумажной почты, который не несёт в себе никакой значимой информации. Это в корне неверно.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте нейтральную форму обращения к адресату.

Например: Шановний пане Колодницький/Шановна пані Колодницька, или Уважаемая госпожа Стрельцова/Уважаемая Ольга, или  Dear Mr. Brown/Dear Ms. Marple/Dear Sir/Madam.

При обращении к женщине лучше всегда использовать форму Ms., так как вы точно не знаете ее статус. При многократном общении допускаются менее формальные формы обращений: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адреса» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте»

Правило 6. Правильно используйте восклицательный знак, заглавные буквы и смайлы

Обратите внимание, что в украинском и русском языке восклицательный знак может ставиться после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: в деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке всегда ставится запятая, что часто вызывает конфликт культур.

Носители английского языка недоумевают по поводу восклицательного знака в письмах: «Dear John!». При этом будьте аккуратны с восклицательными знаками в самом письме, так как излишняя эмоциональность не приветствуется в деловой переписке, а три воскл. знака в конце предложения будут восприниматься как неуместный крик.

Аналогично криком воспринимается CAPS LOCK.

В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), смайлы. Они неуместны, смайлы могут закодироваться при пересылке, а адресат может не знать их значение.

Правило 7. Основной текст: кратко и по существу

Цель письма должна быть четко сформулирована в первом предложении. Помните об ограниченном времени читателя. Его время – это его деньги. Он готов как можно быстрее от вас избавиться, то есть отправить ваше письмо в корзину.

Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации, поэтому постарайтесь не отправлять длинные сообщения. Если хотите переслать информацию большого объема, оформляйте ее в виде вложения.

Обязательно делайте по тексту письма ссылки на вложения.

Правило 8. Завершение должно побуждать к действию

Любое письмо после основного текста должно содержать завершающее предложение (максимум два), выделенное отдельным абзацем и побуждающее к точному действию, которое вы ожидаете от адресата.

В конце письма обязательно ставьте свою подпись.Иногда приходят письма, подписанные «Отдел маркетинга» или «On-campus housing staff». К кому и как обратиться в ответе? Подпись идентифицирует вас и содержит контактную информацию.

Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение.

Включайте в нее несколько возможных способов связи с вами (обычно это номера общего телефона и мобильного), а также ссылку на сайт вашей компании.

Пример письма:

Тема: Расширение сотрудничества, финансовые условия Уважаемый Семен Антонович! Пользуясь случаем, от имени  Adelina Call Center выражаем благодарность за то, что с 2007 года Ваша компания пользуется нашими услугами. Мы уверены, что наше сотрудничество и далее будет взаимовыгодным и продуктивным для наших компаний.

Во время последней встречи мы обсудили возможность расширения сотрудничества по новым направлениям, а также договорились о предоставлении измененных цен для двух вариантов: — повышения качественных показателей на 10% — повышения качественных показателей на 15%.

Мы внимательно проанализировали наши текущие возможности, провели расчет стоимости услуг с учетом новых показателей. Мы изложили детально информацию в приложении к данному письму (см. файл ACC_NewFunctional.doc). Просим Вас изучить наше предложение и выслать нам Ваши вопросы. Будем рады в удобное для Вас время встретиться для завершения обсуждения нашего предложения.

Best regards, Oleg Chornobryvtsev CEO, Adelina Call Center +380 44 3695678 www.adelinacallcenter.com

Правило 9. Не пересылайте ненужные файлы

Когда вы пишите кому-либо впервые и посылаете вложение, обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. В противном случае он может подумать, что это вирус, и уничтожит его, не читая. Перед тем, как отправить вложение большого размера, уточните у получателя, удобно ли ему будет его открыть.

Правило 10. Составляя ответ, отвечайте на ВСЕ заданные вам вопросы

Это одно из наиболее часто нарушаемых правил электронной переписки. Если вы затрудняетесь ответить, то так напишите, но не оставляйте без ответа – это неэтично.

Если адресат хорошо вам знаком, можете отвечать прямо в тексте его обращения, не забывая выделять другим цветом свои ответы (чтобы легче читалось). Также для этих целей используется знак «>», но это и не единственный вариант.

Если же вы отвечаете на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Правило 11. Проверяем орфографию и грамматику!

Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, не означает, что текст может быть небрежным. Неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о вас, а текст без запятых и точек вообще трудно читается. И, если ваша программа имеет опцию проверки орфографии, почему бы ею не воспользоваться?

Правило 12. На электронные письма обязательно нужно отвечать

Время ответа не должно превышать трех суток. Если вам нужно больше времени, объясните причины задержки.

При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении незатребованных писем от неизвестных людей, можно на них не отвечать.

При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего – это вирус.

Правило 13. Не запрашивайте уведомление о прочтении, лучше перезвонить

По правилам этикета электронной почты отметка «уведомление о получении/ прочтении» является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру и может вызывать раздражение. При этом люди, отправившие письмо, начинают считать минуты, часы, дни в ожидании ответа. Электронная почта – это оффлайн коммуникация.

И даже если существует условный срок в 3 дня, отводящийся на ответ, есть большая вероятность, что ответа можно не дождаться и на это может быть много причин, от вас не зависящих. Поэтому постарайтесь связаться с человеком по телефону и сообщить об отправленном письме.

Также можно после текста основного письма и перед вашей подписью написать: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 14. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию по e-mail

Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте письма. Помните, что электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

E-mail предназначен для формализации устных договоренностей


Правило 15. Вначале звонок – после письмо. 

Этим принципом пользуется бизнес во всем мире. Сначала люди о чем-то договариваются устно, а потом, если необходимо, обмениваются письмами, детализируя описание договоренностей. И это не зависит от субъектов общения – будь то коллеги, партнеры или сотрудники разных организаций.

Исключения:

  • С новым человеком можно начинать общение по e-mail в случаях: если нет возможности использовать другой канал (не берет трубку); вы предполагаете, что для человека сначала проще объяснить суть вопроса письменно; вы комплексуете обсудить предмет устно.
  • Необходимо разослать информацию более чем одному адресату (в поле КОМУ/ТО и КОПИЯ/СС).
  • В случае конфликта для выхода из него, когда вы знаете, что визави не захочет общаться устно.
  • В случае запроса на письменную информацию.

Олег Чорнобривцев, руководитель Adelina Call Center: “Я знаю достаточное количество высших руководителей и владельцев, которым бесполезно просто написать.

Я сначала звоню, за 1 минуту излагаю суть вопроса, за вторую – получаю ответ, а если нужно – только тогда дублирую информацию письменно. Это не по причине неуважительного отношения.

Чем шире у человека круг общения, тем больше к нему поступает разнообразной информации, на которую сложно реагировать в полном объеме. 

И еще кое-что. После обеда у человека активизируется правое полушарие головного мозга, отвечающее за творчество, эмоции. А до обеда более активно работает левое, отвечающее за логическое мышление.

Если мне нужно написать очень важное письмо, я, как правило, начинаю его писать во второй половине дня. Откладываю на ночь. А с утра провожу корректировки, завершаю его и отправляю. Получается эффективно.

Попробуйте”. 

Источник: https://www.adelina.life/15e-mail

Как официально подтвердить получение письма по электронной почте

Как подтвердить получение письма по электронной почте

Как официально подтвердить получение письма по электронной почте

Сегодня суды нередко принимают в качестве письменного доказательства электронную переписку. Однако для этого она должна обладать юридической силой. Между тем четкие и единые правила и методики определения легитимности виртуальной корреспонденции до сих пор не выработаны, что приводит к большому количеству проблем.

Рассмотрим несколько способов придания электронным письмам юридической силы.

Давно прошли времена, когда единственным средством связи были письма, выполненные на бумаге. Развитие хозяйственных отношений между субъектами экономической деятельности уже немыслимо без использования информационных технологий.

Для примера: один из нотариусов города Москвы взимает 2 тыс. рублей за одну страницу описательной части протокола.

Заинтересованное в обеспечении доказательств лицо обращается к нотариусу с соответствующим заявлением. В нем должно быть указание на:

  • доказательства, подлежащие обеспечению;
  • обстоятельства, которые подтверждаются этими доказательствами;
  • основания, по которым требуется обеспечение доказательств;
  • отсутствие на момент обращения к нотариусу дела в производстве суда общей юрисдикции, арбитражного суда или административного органа.

Учитывая технический процесс передачи электронных писем, местами обнаружения электронной почты могут быть компьютер адресата, почтовый сервер-отправитель, почтовый сервер-получатель, компьютер лица, которому адресована электронная корреспонденция.

Внимание

We thank you and hope to hear from you soon.

В заключение, мы с удовольствием прилагаем при сем копии … Finally, we are pleased to attach herewith copies of … В ожидании ваших сообщений … Hoping to hear from you … В свете вышеизложенного … In the light of the above we are … Вы меня очень обяжете подтверждением получе­ния … You will greatly oblige me by acknowledging the receipt of … Заранее благодарим … Thanks beforehand … Заранее благодарим Вас… Thank you in advance … К сему прилагаем копии … We attach hereto copies of … Мы будем делать все возможное … We should have done our best … Мы будем благодарны за Ваше содействие в этом вопросе (деле). We shall appreciate your cooperation in this matter. Мы будем Вам благодарны за Ваш скорый ответ. An early reply will be much appreciated.

Мы будем признательны за скорый ответ. An early reply will oblige.

Поиск

Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е.

Популярное:

Стороны признают юридическую силу за документами, переданными по факсимильной связи и электронной почте.

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

Правило 1.

При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде: Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

Важность письма (это при необходимости). Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.
Правило 5.

Консультация юриста

Следовательно, электронные письма, которые подписаны такой подписью, будут иметь ту же самую силу, что и обычный документ. Однако в таких случаях судьи признают, что аналогом собственноручной подписи является только электронная подпись.

Нотариус по просьбе заинтересованных лиц обеспечивает доказательства, которые могут понадобиться при обращении в суд, если имеются основания, что последующее представление аргументов станет затруднительным. Электронный документ должен обладать реквизитами, которые помогут его идентифицировать.

Нужно указать автора письма с полным наименованием и адресом, дату составления, кому направляется, адрес электронной почты и т.

д.

Если вы хотите отметить письмо как важное, нажмите на значок

справа от темы письма. В ящике получателя письмо будет отмечено значком

.

Если вы хотите напомнить себе о неответе на письмо, настройте напоминание, которое придет вам через выбранный промежуток времени. Чтобы настроить напоминание, нажмите на иконку

справа от темы письма .

В выпадающем списке выберите, через какой промежуток времени вы хотите получить напоминание.
Если получатель не ответит на отправленное письмо в течение указанного времени, вы получите письмо с темой «Напоминание.

Вам не ответили на письмо». Настройте отложенную отправку письма, чтобы письмо отправилось в нужное время. Наведите курсор на значок

напротив темы письма.

Выберите дату и время, нажав на соответствующие надписи во всплывающем окошке.

Бесплатная консультация юриста

Для подтверждения может использоваться следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Редактирование делового письма

• адекватно, емко, точно, красиво и грамотно выразить то, что хочет сказать автор;

• подать мысли так, чтобы они были интересны, понятны, полезны читателю.

Приложения делового письма

Проявления этикета в письменной документации

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации.

Тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм.

Убедительность делового послания зависит от выбранного стиля письма.

Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

Как написать подтверждение о получении письма по электронной почте

Отправьте получателю запрос о прочтении письма, чтобы узнать, когда он просмотрит письмо.

Перед текстом письма получатель увидит запрос: Когда получатель нажмет «Отправить подтверждение о прочтении», вы получите письмо с темой «Подтверждение прочтения / Reading Confirmation», в котором будет указано, когда именно было прочитано письмо.

Чтобы отправить запрос, нажмите на значок

справа от темы письма. Даже прочитав письмо, получатель может не нажать «Отправить подтверждение о прочтении».

Тогда уведомление не придет. По умолчанию все письма отправляются со обычным статусом.

АПК РФ регламентировано, что для разъяснения возникающих при рассмотрении дела вопросов, требующих специальных знаний, арбитражный суд назначает экспертизу по ходатайству лица, участвующего в деле, или с согласия участвующих в нем лиц.

Если назначение экспертизы предписано законом или договором, либо требуется для проверки заявления о фальсификации представленного доказательства, либо если необходимо проведение дополнительной или повторной экспертизы, арбитражный суд может назначить экспертизу по своей инициативе. Назначение экспертизы с целью проверки представленных доказательств предусмотрено также ст. 79 ГПК РФ.

В ходатайстве на назначение судебной экспертизы нужно указать организацию и конкретных экспертов, которые будут ее осуществлять, а также круг вопросов, для решения которых заинтересованная сторона решила обратиться к суду о назначении экспертизы.

Как официально подтвердить получение письма по электронной почте в майле

Официально подтверждаем свое согласие на выполнение проектных работ, строительство комплекса и подготовку персонала к эксплуатации предприятия

. Наша комиссия готова прибыть на переговоры в удобное для. Вас время. С искренним к. Вам уважением.

. Уважаемые коллеги!

.

. Бронирование: номера с до (дата) на одного человека и номеров на двоих стоимостью

конференц-залы на лиц с до (дата) стоимости за день. Питание:

обед в 1230 на лиц, стоимость учитывает также оплату за предоставленные услуги

.

Источник: https://advokatkreps.ru/kak-ofitsialno-podtverdit-poluchenie-pisma-po-elektronnoj-pochte

ЗаконаНадзор
Добавить комментарий