Написание адреса в письме по делопроизводству

Правильный написание адреса в фирменном бланке организации россия

Написание адреса в письме по делопроизводству

В основном этот вид атрибутики используется для проставления определенных реквизитов в документе, таких как:

  • почтовый адрес;
  • наименование и Ф. И. О. должностного лица и пр.

Где скачать фирменный бланк организации в формате WORD, требования к бланку? Для удобства делопроизводства на предприятиях принято использовать фирменный бланк.

Какие именно документы и на каких бланках изготавливаются, необходимо предусмотреть в локальной инструкции. Обычно на бланках составляются исходящие документы для внешней переписки — с контрагентами, органами власти и т. п.

Но возможно размещение на бланке и приказов, внутренней переписки.

  • Какой адрес указывать на бланке письма?
  • Главное о бланках организаций
  • Фирменный бланк организации
  • Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем
  • Правила оформления фирменного бланка в 2018 году
  • Фирменный бланк и печать организации — образцы для ооо
  • Как правильно писать и оформлять деловые письма
  • Как написать официальное письмо

Цифровая печать при перерасчёте на единицу продукции выходит дороже (от 3-х рублей за экземпляр), но и производство этим способом может занимать около одного часа. Офсетная печать же себя оправдывает при больших тиражах (от 60-ти копеек за экземпляр), но и по времени производство может занимать от нескольких дней.

Главное о бланках организаций

Помещено в тему: Оформление документов Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства. Бланк письма Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма.

Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там. Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Фирменный бланк организации

Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо. Язык письма Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой.


Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно.

Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Важно

Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов». В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

  • название (и сокращённое наименование);
  • фактический и почтовый адреса;
  • адрес электронной почты;
  • контактные телефоны;
  • адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список.

Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка. Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте.
Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.

Кроме того, отдельные позиции на фирменном бланке выделяются для даты, регистрационного номера документа, его наименования и текстового блока. Название компании иногда указывается отдельно, но чаще всего его включают в логотип или другую фирменную эмблему компании.

Особенности расположения отдельных элементов на фирменном бланке определяются руководителем компании, часто зависят от корпоративного стиля и личных предпочтений.
Логотип обычно располагают в левой верхней части фирменного бланка, а блок реквизитов выравнивают по центру или переносят в правую часть.

Строгие правила расположения элементов на фирменном бланке отсутствуют, однако упомянутая структура является более привычной, чаще прочих применяется современными компаниями.

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее.

Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников».

Внимание

Главное условие — их соответствие определенным критериям. При этом следует иметь ввиду, что официальные письма – единственный вид документов, на которых не ставится их название. Общие требования ко всем письмам При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов.

В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени). Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты.

Примеры бланков При заказе фирменного бланка организации в студии Logobrand.ru, необходимо сообщить данные, которые вы считаете нужным для отображения на бланке: название и логотип, контактную информацию, платёжные реквизиты или что-либо ещё.

Бланк вида документа Бланк вида документа отличается от общего бланка тем, что добавляется наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Бланки видов документов целесообразно создавать в организации при большом количестве разных видов документов. Бланк на двух языках Бланк на двух языках используется в организациях субъектов Российской Федерации.

Реквизиты бланка наряду с русским языком печатаются и на национальном языке.

Источник: http://pravo-nk.ru/pravilnyj-napisanie-adresa-v-firmennom-blanke-organizatsii-rossiya/

Оформление и составление основных видов управленческих документов

Написание адреса в письме по делопроизводству

Официальное письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т. д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т. п., — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации.

Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.

Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах.

Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в.

до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу»[1].

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Cole, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении.

Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д.

, практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений.

Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.

Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

  • • организовать централизованное изготовление бланков для писем;
  • • уменьшить стоимость машинописных работ;
  • • сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
  • • облегчить визуальный поиск необходимой информации;
  • • расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

  • 1) Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации (для государственных предприятий);
  • 2) эмблема организации (если не государственное);
  • 3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
  • 4) код документа по ОКУД (если есть);
  • 5) основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
  • 6) идентификационный номер налогоплательщика;
  • 7) наименование организации (полное и сокращенное);
  • 8) справочные данные об организации;
  • 9) дата;
  • 10) регистрационный номер документа;
  • 11) ссылка на индекс и дату входящего документа;
  • 12) адресат;
  • 13) заголовок к тексту;
  • 14) текст;
  • 15) подпись;
  • 16) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя;
  • 17) идентификатор электронной копии документа.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1) — (6) печатаются, как правило, типографским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия. Например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Например: Всероссийский научно- исследовательский институт документирования и архивного дела — ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

  • • по первым буквам слов, входящих в наименования. Например: МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;
  • • по начальным слогам букв, входящих в наименования. Например: Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);
  • • смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными. Например-. ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.

Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом/верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо.

Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 25 октября 2003 г. или 25.10.2003.

Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например

Источник: https://studref.com/390504/dokumentovedenie/oformlenie_sostavlenie_osnovnyh_vidov_upravlencheskih_dokumentov

Оформление реквизита «Адресат»

Написание адреса в письме по делопроизводству

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

  • наименование адресата (получателя письма);
  • почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

  • должностное лицо/несколько должностных лиц;
  • организация;
  • структурное подразделение организации;
  • группа организаций;
  • физическое лицо.

Адресат – должностное лицо

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

  • при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
  • перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

Адресат – организация

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

Адресат – структурное подразделение

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – физическое лицо

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – несколько организаций
или структурных подразделений

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту.

В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы.

Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

Размещение реквизита «адресат» на бланке

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

  • на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
  • на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

Технические вопросы

  • Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

  • Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

В. Ф. Макеева,
канд. ист. наук, доцент

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2017/rekvizit_adresat/

Деловое письмо: особенности оформления

Написание адреса в письме по делопроизводству

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 3

Деловое письмо: особенности оформления

Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность вашего предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете способствовать коммерческому успеху.

Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.

Деловая переписка — основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели — побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие «деловая переписка» объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки — деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются.

Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма.

Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования .

В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются на специальных бланках для писем. Это стандартные листы бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5).

На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т.п., позволяющей их идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.

30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации; эмблема организации; код организации — автора письма; наименование автора письма; справочные данные об организации — авторе письма.

Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту.

Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании и оформлении.

Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может помещаться на бланках предприятий и организаций всех форм собственности.

Автор письма (реквизит «Наименование организации») — это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором может являться и структурное подразделение).

Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и полное название организации или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование, то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках.

Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и т.д.). Одним из требований к наименованию организации — автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк.

Реквизит «Справочные данные об организации» включается в бланк письма для осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовые и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:

— наименование адресата;

— название улицы, номер дома, номер квартиры;

— название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

— название области, края, автономного округа (области), республики;

— страна (для международных почтовых отправлений);

— почтовый индекс.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.

Реквизиты «Код организации», «Основной государственный номер юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/Код постановки на учет» являются идентифицирующими признаками организации-автора. Позволяют установить, что организация — автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» — это реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа.

Дата письма оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку; двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц и полным написанием года, например 25.12.2005; при этом не ставится слово «год», буква «г» с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число (2005.09.01).

В письмах финансового содержания применяется использование словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например 05 декабря 2005 г./года.

Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании.

Источник: https://hr-portal.ru/article/delovoe-pismo-osobennosti-oformleniya

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Написание адреса в письме по делопроизводству

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать.

Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

  • «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
  • «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
  • «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

  • сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
  • затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
  • завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо:

  • Просим предоставить данные о…, подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
  • Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

 
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

  • «С уважением,» «Искренне Ваш»

или в более позитивном ключе –

  • «С наилучшими пожеланиями»,
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
  • «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
  • «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка».

Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма.

Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

Евгения Полоса

К записи 335 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/oformlenie-dokumentov/delovaya-perepiska-blank-pisma.html

Как правильно написать письмо

Написание адреса в письме по делопроизводству

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

  • личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
  • полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
  • деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д.

Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки.

Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам.

Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения.

И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба
по труду и занятости

или

Руководителю Федеральной службытакой или этакой

И.О. Фамилия

по-другому

Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название

еще

Главному редакторуИздательского дома «Пшик»

Е.Ф. Кагайловскому

и еще

ООО «Переполох»Главному бухгалтеру

А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,

г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких).

Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014».

Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений. Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

или

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении:

  • фамилию, имя, отчество,
  • ваш адрес для направления ответ,
  • число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах. Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой.

Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату.

Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается правил деловой переписки – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

К записи 10 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/oformlenie-dokumentov/kak-pravilno-napisat-pismo.html

ЗаконаНадзор
Добавить комментарий