Приказы по административно хозяйственной деятельности

Журнал «Секретарское дело»

Приказы по административно хозяйственной деятельности

Наталия Кондакова

Какие приказы относятся к приказам по административно-хозяйственной деятельности? По каким критериям различают приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам?

При решении вопроса об отнесении конкретного приказа к той или иной категории следует руководствоваться содержанием вопросов, которые данным документом регулируются.

Конкретные перечни разновидностей приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам нормативными правовыми актами Республики Беларусь не определены.

Наиболее полно в актах законодательства определен только состав приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, командирование, наложение взысканий, поощрение, премирование, присвоение квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.).

Состав вопросов, отражаемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности, был определен в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном письмом начальника Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 15.08.1988, который содержал раздел «Административно-хозяйственное обслуживание». Данный раздел включал следующие подразделы:

· «Административно-хозяйственные вопросы»;

· «Эксплуатация служебных зданий»;

· «Транспортное обслуживание»;

· «Организация внутриведомственной связи»;

· «Охрана учреждений, организаций, предприятий».

В Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, самостоятельный раздел с документами, относящимися к административно-хозяйственным вопросам, не выделен, однако имеются следующие самостоятельные главы:

· глава 43 «Административно-хозяйственные вопросы»;

· глава 44 «Эксплуатация зданий (сооружений)»;

· глава 45 «Пожарная безопасность и охрана организаций»;

· глава 46 «Государственная система предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций. Гражданская оборона»;

· глава 47 «Транспортное обслуживание»;

· глава 48 «Организация внутренней связи».

Таким образом, приказы, издаваемые по вопросам, которые отражены в указанных главах Перечня типовых документов, будут относиться к приказам по административно-хозяйственной деятельности. Безусловно, приведенный выше перечень не является исчерпывающим, однако ориентирует в выделении вопросов и направлений деятельности, фиксируемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы, издаваемые по вопросам, не относящимся к административно-хозяйственным, и по личному составу целесообразно отнести к приказам по основной деятельности.

Обязательно ли вести отдельный журнал регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности? Допустима ли регистрация таких приказов вместе с приказами по основной деятельности или по личному составу?

При подготовке и оформлении документов большое внимание уделяется их юридическому значению. Документ должен содержать ряд обязательных реквизитов: указание автора документа (реквизиты бланка), подпись, дату, регистрационный индекс.

Для некоторых видов документов дополнительными удостоверяющими реквизитами могут быть гриф утверждения (для актов, планов, инструкций и др.), печать (для финансовых документов, личных справок и др.

), отметка о заверении копии (для копий документов) и др.

С юридической точки зрения важнейшими реквизитами любого документа являются дата и индекс. Индекс документа указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки.

Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер. Дата документа, указывая на время его создания, оказывает влияние на отношения, возникающие или изменяющиеся в связи с его созданием.

Дату и индекс документы приобретают в процессе подписания и регистрации.

Регистрация документов — запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Вопросы регистрации документов, в том числе приказов, регулируются нормами гл. 8 «Организация работы с документами» Инструкции по делопроизводству.

В соответствии с п. 142.3. Инструкции по делопроизводству распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно, при этом распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, также регистрируются отдельно.

Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

оформить подписку на журнал

Источник: https://profmedia.by/pub/sec/art/101057/

Список приказов по основной деятельности

Приказы по административно хозяйственной деятельности

Среди внутренней документации компании приказы по основной деятельности составляют основную часть. О том, как правильно их оформить, и что они собой представляют, – прямо сейчас.

Бланк приказа о вступлении в должность директора (Word)

Бланк приказа об утверждении штатного расписания (Word)

Бланк приказа о передачи функций (Word)

Бланк приказа о запрете курения (Word)

Бланк приказа о назначении ответственного (Word)

Бланк приказа о передаче права подписи (Word)

Назначение и классификация приказов

Из названия следует, что данные приказы связаны с основной, т.е. текущей деятельностью компании. Определяют их как все те документы, которые остаются после отсеивания таких видов, как:

  1. Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:
  • прием и увольнение с работы;
  • премирование;
  • взыскания;
  • дисциплинарные наказания;
  • отправка в текущий и внеплановый отпуск;
  • командировки и т.п.
  1. Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е. все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.

Таким образом, приказы, касающиеся основной деятельности фирмы (ПОД), содержат самую разнообразную группу документов, которая в свою очередь разделяется на 8 подгрупп:

  1. Структурные – они касаются регулировки внутренней иерархии в компании, ее структуре как единой системы. В основном такие документы регулируют образование и прекращение работы филиалов, обособленных подразделений, создания и ликвидации новых отделов или отдельных групп в пределах уже существующих отделов. Также к этой группе относятся приказы в связи с поглощением компанией более мелких фирм или в связи со слиянием с более крупными компаниями. Таким образом, если юридическое лицо имеет небольшое количество штатных работников и не имеет своих филиалов, то его структурные виды деятельности практически отсутствуют.
  2. Нормативные – по сути, это все внутренние документы, которые имеют регламентирующий характер: внутреннее законодательство фирмы. Именно здесь прописывается режим работы, распорядок дня, основания для премирования, принципы оплаты труда, инструкции для каждого конкретного сотрудника и т.п. В этой связи не стоит путать их с ПЛС: например, само положение о премировании – это ПОД, а приказ о премировании конкретного работника – это ПЛС.
  3. Организационные близки к нормативным, но они содержат не сами нормы работы компании, а описывают конкретные задачи, которые стоят перед отдельными сотрудниками, отделами или всем штатом в данный момент. Например, руководство заявляет о переходе на сменный график работы целого отдела, вводит новое штатное расписание или объявляет о создании комиссии, которая будет расследовать несчастный случай и т.п.
  4. Надзорные регламентируют очередные плановые или внеплановые проверки, имеющие целью контроль работы отдела или всей фирмы, а также проведение переаттестации, сдачу годовой бухгалтерской отчетности, организацию инвентаризации и т.п.
  5. Отчетные – очень важная подгруппа ПОД: именно эти документы интересуют проверяющие органы прежде всего. В эту категорию входят все виды отчетности – не только финансово-экономического характера (бухгалтерские), но аналитические сводки, отчеты по выполнению планов отделами с приложениями, поясняющими план на аналогичный период в будущем, а также статистические отчеты (на крупных предприятиях).
  6. Финансовые приказы – это не бухгалтерские документы, а те приказы, которые намечают финансовую стратегию, планы продаж на будущий обозримый период, анализ финансовых рисков развития в той нише, где находится компания и т.п. Т.е. сюда относятся все документы, которые описывают финансовые планы руководства на конкретный период.
  7. Обеспечительные приказы – все документы, которые касаются вопросов материального снабжения деятельности компании: от закупок расходных материалов до приобретения необходимого сырья, офисной техники и т.п.
  8. Информационные – самая разнообразная подгруппа, которая по сути включает в себя все документы, не вошедшие в предыдущие 7 групп. Обычно это нормативные приказы, регулирующие регистрацию документооборота, помещение дела в архив, особенности оформления внутренних бумаг и т.п.

Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность фирмы, – это группа документов, которые условно объединены в одну категорию. Выделение связано по методу «от противного» – все, что не вошло в ПЛС и ПАД, причисляют к ПОД. Самые распространенные документы в этой категории, которые встречаются в любой компании, следующие:

  • об учреждении штатного расписания, его корректировке или полном изменении;
  • о введении порядка работы каждого сотрудника: режим, рабочие часы, количество смен, время для регламентированного перерыва и т.п.;
  • о введении в действие любого локального акта в компании, например, правила безопасности труда на том или ином объекте, положение о премировании и т.п.;
  • об инвентаризации всех имущественных объектов компании с установлением порядка проведения инвентаризации, полного перечня номенклатуры с номерами и т.п.;
  • о введении в действие графика текущих отпусков каждого сотрудника;
  • о порядке работы комиссии, организованной для расследования обстоятельств несчастного случая.

Приказы по основным видам деятельности хранятся в организации бессрочно, в то время как по личному составу, а также административно-хозяйственные – в течение 5 лет. Поэтому в содержании одного документа лучше не смешивать разные вопросы – тогда придется хранить слишком много фактически ненужных бумаг.

Как правильно оформить документ: пошаговая инструкция

Пример такого документа представлен на рисунке.

Структура приказа вне зависимости от вида основной деятельности компании, которую он регулирует, одинакова:

  1. Полное название организации – здесь нужно указать не только аббревиатуру, но и оригинальное название. Все реквизиты, контакты и прочие сведения о фирме прописывать не следует, поскольку приказ предназначен только для внутреннего использования в компании.
  2. Наименование, т.е. собственно «Приказ». Лучше сделать все буквы прописными и разместить в середине – как и в большинстве аналогичных документов.
  3. Реквизиты документа, т.е. дата издания/вступления в силу (иногда это разные дни), номер (согласно единым правилам внутренней нумерации), место издания (это актуально для крупных компаний, у которых есть местные структурные подразделения и филиалы). Рядом с номером документа можно поставить обозначение ОД, которое причисляет приказ к регулирующим основную деятельность. Делать это необязательно, хотя в целях удобства рекомендуется всегда применять соответствующую маркировку каждой бумаги.
  4. Собственно тема приказа, которая одновременно служит главным заголовком, предваряющим весь текст.
  5. Основание для введения поправки или новой нормы: «В связи с оптимизацией», «Во исполнение приказа» (т.е. ссылка на решение вышестоящего органа управления компании или конкретного должностного лица), «В целях приведения системы или отдельных элементов в соответствие с ГОСТ (или другого нормативного документа)», «В связи с производственной необходимостью» и т.п.
  6. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
  7. Собственно описание приказа и приведение ответственных лиц (ФИО и должности) за его исполнение. Бывают и случаи, когда конкретных ответственных нет, поскольку изменение достаточно масштабное и касается всего коллектива в целом. Тогда прописывается, что сам директор оставляет контроль исполнения за собой.
  8. ФИО, подпись уполномоченного лица. Здесь следует обратиться внимание, что печать организации на приказе не ставится – это внутренний документ, поэтому одной подписи считается достаточным, что он действительно вышел официально от имени компании. Т.е. приказ по основному виду деятельности действует только на основании подписи директора.

Таким образом, по сути такой приказ состоит из всех разделов, типичных для этого вида документов:

  1. Реквизиты, наименование фирмы (вводная часть).
  2. Констатирующая (описательная) часть, к которой приводится заглавие (т.е. какую сторону отношений регулирует приказ) и основание для введения нововведения: «В целях совершенствования…».
  3. Собственно распорядительная часть, которая следует после слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Именно здесь описываются нововведения, срок их исполнения и должностные лица, которые несут ответственность за реализацию идеи.
  4. Приложения – при необходимости вынести крупную информацию – номенклатуру, пофамильные списки, другие большие блоки за пределы текста приказа. Все приложения нумеруются (если их будет несколько) и являются неотъемлемой частью приказа.

Оборотная сторона документа

Любой ПОД вне зависимости от назначения имеет оборотную сторону; на ней приводятся должности и ФИО сотрудников:

  1. С которыми согласована редакция документа.
  2. Которые должны быть ознакомлены с ним под подпись.
  3. Который составил сам приказ. В крупных компаниях генеральный директор даже физически не может ознакомиться и тем более разработать весь поток документов, в которых нуждается фирма. Поэтому он делегирует часть своих полномочий доверенному лицу – другому сотруднику. Чаще всего это заместитель.

Журнал регистрации приказов

Для ПОД существует специальный журнал, в котором регистрируются только эти приказы. Он имеет одноименное название – журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Как правило, это 64-страничная брошюра формата А4 в картонной обложке, стилизованной под архивные документы (золотистого цвета). Левый край немного больше, как и в случае со всеми другими документами – поле используется для создания отверстий для подшивания в архив.

Записи в этот документ заносятся по стандартной форме, как показано на образце.

Номера всегда ставятся по порядку.

Особое внимание следует обратить на поля «дата» и «название документа» – ошибки здесь недопустимы и с точки зрения удобства нахождения, и в плане проверок представителями разных органов.

Также следует учесть, что названия приказов следует делать по возможности краткими, чтобы потом можно было легко отыскать их среди множества подобных бумаг.

Регистрировать документ нужно сразу после его подписания, потому что именно этот факт подтверждает юридическую силу приказа. Если же бумага вышла, но не зарегистрирована, формально она не существует, как можно понять из ГОСТ Р 51141-98 (там описывается, что именно регистрация фиксирует факт создания приказа).

Журнал регистрации ведется в течение календарного года. При этом на каждый год в обязательном порядке заводится новый журнал вне зависимости от состояния наполнения книги. Если в одном экземпляре места уже не осталось (что бывает только в случае с крупными организациями), заводится продолжение журнала, на котором указывается «Часть 2».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ПОД и ПЛС всегда регистрируются как отдельные документы – т.е. в содержании оного приказа не может быть элементов другого. Вместе с тем ПОД и ПАД могут быть объединены в один документ на усмотрение должностных лиц фирмы.

Как хранятся ПОД

Несмотря на то, что организация обязана хранить все ПОД, вне зависимости от срока давности, допускается отправить на длительное хранение те документы, к которым нет необходимости обращаться в текущей деятельности.

Порядок в данном случае достаточно прост:

  1. В конце каждого календарного года уполномоченные сотрудники оценивают, нужно ли будет обращаться к приказу или фактически он утратил актуальность.
  2. Все документы, утратившие силу, отправляются в специальное хранилище или передаются в архив.
  3. Об этом факте составляется информационный приказ по основному виду деятельности, который как обычно регистрируется в журнале.

Примеры распространенных видов приказов 2019 г

Далее приводятся образцы наиболее распространенных видов ПОД, которые составляют основную долю в документообороте практически каждой компании.

  1. О вступлении в должность директора (генерального директора, начальника филиала и т.п.).
  2. Об утверждении штатного расписания (введении нового, поправок к старому, учреждении в 1 раз).
  3. О передаче функций (на примере сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство).
  4. Об учреждении, поправках или введении новой редакции документа «Правила внутреннего трудового распорядка».
  5. О графике работы компании в отдельные периоды (например, во время майских праздников).
  6. О регламенте действий всех сотрудников в случае обнаружения пожара.
  7. О запрещении курения.
  8. О назначении ответственного (на примере лица, отвечающего за пожарную безопасность).
  9. О передаче права подписи (на примере права подписи во всех кадровых документах).
  10. О досрочном прекращении исполнения обязанностей руководителем.

ссылкой:

(1 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/prikazy-po-osnovnym-vidom-deyatelnosti/

Классификатор приказов вам поможет

Приказы по административно хозяйственной деятельности
В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет.

Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу – вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела. Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.

Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов.

Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации.

Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям.

В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов.

В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.

), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы.

Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»1.

Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться.

Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих.

Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов.

Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

классификатора

классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2.

При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику.

Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3.

Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»4, т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

  • по основной деятельности – срок хранения постоянно;
  • по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
  • по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к.

они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к.

они имеют срок хранения 5 лет.

Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

  • ОДОсновная Деятельность,
  • ЛСЛичный Состав,
  • МПМатериальная Помощь / Материальное Поощрение,
  • ОКО`К — все хорошо, отпуск,
  • КМКоМандировка (обычная),
  • КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
  • АХАдминистративно-Хозяйственые вопросы и т.д.

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов.

Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

Пример

Классификатор приказов организации

Показать

на Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=7873

Вопрос-ответ

Приказы по административно хозяйственной деятельности

На вопрос отвечает Л.А. Шерснева,

юрист

Приказ об объявлении рабочего дня относится к административно-хозяйственным приказам или к приказам по личному составу? Нужно ли ознакомлять с административно-хозяйственным приказом всех перечисленных в нем работников или достаточно ознакомить только специалистов, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа?

Общие требования к оформлению, регистрации и хранению приказов установлены СТБ 6.

38-2004[12], Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь[13], Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и положения о порядке его применения (далее — Перечень № 38)[14], Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (далее — Перечень № 82)[15].

В зависимости от содержания приказы делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Дополнительно могут издаваться также приказы по административно-хозяйственной деятельности (третья группа).

Как правило, приказы по основной деятельности издаются по вопросам:

  • создания, реорганизации или ликвидации организаций;
  • утверждения (изменения) структуры и штатной численности, штатного расписания, по вопросам сокращения штатной численности;
  • создания структурных подразделений;
  • создания коллегиальных и совещательных органов, комиссий;
  • установления режима работы и внесения изменений в него;
  • утверждения (изменения) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
  • утверждения внутренних типовых форм документов и др.

Приказы по личному составу документируют основные кадровые процедуры, такие как прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование и т.п.

Состав вопросов, отражаемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности, можно определить в соответствии с Перечнем № 82, в котором  имеются самостоятельные главы: 28 «Административно-хозяйственные вопросы», 29 «Эксплуатация служебных зданий, помещений», 30 «Охрана организаций, гражданская оборона», 31 «Транспортное обслуживание», 32 «Организация внутренней связи».

Приказы, издаваемые по вопросам, отраженным в указанных главах Перечня № 82, и будут являться приказами по административно-хозяйственной деятельности.

В соответствии Перечнем № 38 каждая группа приказов имеет свои сроки хранения:

1) по основной деятельности — постоянно или 10 лет (п. 16.1 Перечня);

2) по личному составу, которые, в свою очередь, делятся на две подгруппы — соответственно 75 лет (п. 16.4 Перечня) и 3 года после проведения налоговой проверки (п. 16.3 Перечня);

3) по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет после проведения налоговой проверки (п. 16.2 Перечня).

Следует отметить, что документы, входящие в первую и третью группу, охватывают хозяйственную деятельность организации в целом, в связи с чем целесообразность разделения приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности на отдельные группы каждая организация решает для себя самостоятельно.

Учитывая вышеизложенное, полагаем, приказ об объявлении рабочего дня по предприятию следует отнести к приказам по основной деятельности.

[1] Утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22 октября 2009 г. № 125 с последующими изменениями и дополнениями (далее — ОКПД). [2] Утвержден постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. № 159 с последующими изменениями и дополнениями. [3] Утверждены постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 марта 2004 г. № 32 с последующими изменениями и дополнениями. [4] Утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 сентября 1997 г. № 1290 с последующими изменениями и дополнениями. [5] Утверждена постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 9 июля 2002 г. № 52/97 с последующими изменениями и дополнениями. [6] См.: ч. 3 ст. 38 Трудового кодекса Республики Беларусь. [7] См.: п. 36 Положения о распределении выпускников учреждений образования, получивших профессионально-техническое, среднее специальное или высшее образование, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 2007 г. № 1702, с последующими изменениями и дополнениями. [8] Утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22 октября 2009 г. № 125 с последующими изменениями и дополнениями (далее — ОКРБ 006-2009). [9] Утвержден постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 31 августа 2000 г. № 120 с последующими изменениями и дополнениями. [10] Утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28 июля 2003 г. № 88 с последующими изменениями и дополнениями. [11] Постановление Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства труда Республики Беларусь и Министерства финансов Республики Беларусь от 24 мая 2000 г. № 105/77/54 (в ред. постановления от 6 марта 2008 г. № 53/34/30). [12] «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» утверждены постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 декабря 2004 г. № 69. [13] Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее — Инструкция). [14] Утвержден постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 с последующими изменениями и дополнениями (далее — Перечень). [15] Утверждены постановлением Министерства юстиции  Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82 с последующими изменениями и дополнениями (далее — Перечень № 82).

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 3 (110), март 2010 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Источник: https://otdelkadrov.by/number/2010/3/0320105/

Приказы по административно хозяйственной деятельности

Приказы по административно хозяйственной деятельности

направление в загранкомандировки (выезд на работу в другую страну);

  • направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;
  • прохождение практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются на два массива, кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно.

Перечень приказов по административно хозяйственной деятельности человека

Слева под этим словом проставляется дата, а на следующей строке по центру – название города, в котором он составляется.

  • Следующий пункт – название приказа, которое начинается с предлога «о» или «об».

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к.

приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации.

Приказы по административно-хозяйственной деятельности рб

В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов.

Приказы по административно-хозяйственной деятельности в школе

Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3.

Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»4, т.к.

только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов.

Приказы по административно-хозяйственной деятельности украина

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.

Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.

Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять

Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности.

Перечень приказов по административно-хозяйственной деятельности

Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих.

Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов.

Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор.

В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел.

Нумерация приказов по административно-хозяйственной деятельности

  • Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
  • Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.

Правила составления приказов: пошаговая инструкция

Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.

Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.

Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

  1. Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации.

Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности

Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке. классификатора

классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2.

При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику.

Срок хранения приказов по административно-хозяйственной деятельности

50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года[2]

5 лет для приказов:

– о дисциплинарных взысканиях;

– ежегодных оплачиваемых отпусках;

– об отпусках в связи с обучением;

– о дежурствах;

– краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках

По административно-хозяйственным вопросам

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

2) то же, что и приказ[3].

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется.

Что входит в приказы по административно хозяйственной деятельности

В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

  • по основной деятельности – срок хранения постоянно;
  • по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
  • по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к.

Важно Стоит учитывать, что это не всегда удобно. Регистрационные номера приказам, связанным с основной деятельностью компании, традиционно присваивают в порядке поступления таких документов в течение каждого календарного года.

Если к порядковому номеру такого распоряжения не добавляют буквенные индексы, в дальнейшем достаточно сложно отличить и упорядочить документы, распределить их по срокам хранения. Практика нумерации, как и пометки буквенным индексом, носит рекомендательный характер. В настоящее время приказ Минкультуры РФ от 08 ноября 2005 года под № 536 утратил силу.

Источник: https://expertpravo23.ru/prikazy-po-administrativno-hozyajstvennoj-deyatelnosti

ЗаконаНадзор
Добавить комментарий