Просьба подтвердить получение письма

5 правил e-mail-этикета или как всегда получать ответы на свои письма

Просьба подтвердить получение письма

Написать письмо не составляет большого труда, но как сделать так, чтобы получить на него ответ от занятого человека, который вас не знает?

Mattan Griffel, лидер обучающего проекта One Month Rails и партнер проекта Growhack, ежедневно получает около сотни электронных писем, и каждое из них не должно остаться без ответа.

Специально для этого Mattan выделяет около часа времени в своем графике каждый день, определяя, какие из них требуют срочного ответа, а какие – нет.

Ведь иногда просто нет времени вчитываться в огромные полотна текста или пытаться дать ответ на неконкретный вопрос, додумывая за автора, что он хотел сказать или попросить.

Спустя некоторое время Mattan определил несколько основных факторов, которые должны помочь написать такой e-mail, на который вы всегда получите ответ даже от занятого человека.

Пишите короткие письма

Если ваш e-mail длиной в 2-3 предложения, его намного проще прочитать прямо сейчас, а не откладывать в долгий ящик. Если же вы пишете письмо в несколько абзацев, будьте готовы к тому, что вам придется ждать ответ достаточно долго.

Сделайте текст читабельным

Человеку намного проще воспринимать информацию, разбитую на короткие параграфы в несколько предложений, с четкими списками и отдельными блоками, чем сплошное полотно текста. Mattan приводит несколько примеров писем, которые он получает.

Плохой пример:

«Добрый день, Mattan!

Я записался на Ваш апрельский тренинг и хочу сказать, что это очень хороший вводный курс. Сейчас я, следуя вашему совету, использую Hartl Tutorial. И хочу спросить у Вас совет. Существуют ли какие-то аналоги Hartl’s Rails Tutorial для разработки приложения для iPhone? Я хочу создать Rails сайт для бизнеса моей жены, а вместе с ним и приложение для iPhone. Буду очень благодарен за помощь.»

Это письмо достаточно тяжело читать. Вы не можете уловить суть, просто пробежавшись по нему глазами, и поэтому должны потратить больше времени и сил, чтобы прочитать весь текст.

А можно было написать вот так:

«Добрый день, Mattan!

Хочу поблагодарить Вас за курс One Month Rails. По вашему совету я сейчас делаю Michael Hartl Ruby, используя учебник Rails.

У меня короткий вопрос: знаете ли вы какие-то курсы по типу HartTutorial, но для iPhone приложений

Второй вариант письма читать намного проще, и сразу становится понятно, что от тебя хотят. Чтобы добиваться того же эффекта, разделяйте абзацы на короткие предложения, выделяйте призыв к действию и используйте выделение текста «жирным» или «курсивом», обращая внимание читателя на важные части текста.

Четко объясните, что вы хотите, чтобы я сделал

Наверное, нет ничего хуже, чем когда тебе присылают письмо с большим количеством информации, но не говорят, что конкретно хотят. Лично я часто отвечаю на такие письма одним предложением: «Что вы хотите, чтобы я сделал?».

Вы хотите, чтобы я вас кому-то представил? Или чтобы прочитал ваш пост в блоге и дал обратную связь? Или вы хотите, чтобы я ответил, смогу ли посетить ваше мероприятие? Будьте конкретными и скажите мне об этом сразу.

Плохой пример:

Я только что посмотрел ваш курс по компьютерному программированию. Мне 14 и это то, чем я хотел бы заниматься в жизни. Не могли бы вы мне помочь в этом? Очень хочу получить Ваш ответ.

В этом письме призыв к действию «помогите мне», но я не знаю, что это значит и какой ответ я должен дать. Более конкретный вариант:

Добрый день, Mattan!

Мне 14 и я хочу учиться программированию. Какой ресурс вы бы мне порекомендовали в первую очередь для этого?

Если вам нужно отправить длинное письмо с большим количеством информации, пишите призыв к действию в самом начале. Например: «Я пишу Вам это письмо, чтобы узнать, сможете ли Вы посетить наше мероприятие, описанное ниже. Просто ответьте «Да» или «Нет».

Такой прием так же помогает получателю определить, нужно ли ему переслать этот e-mail своему коллеге, которому он зачастую делегирует такие задачи.

Будьте благоразумны со своим запросом

Сегодня очень просто отправить письмо, потратив на это 30 секунд, которое заставит получателя посвятить ответу час своего времени, а то и больше.

Не нужно просить в письме, чтобы я перешел на сайт вашего стартапа и дал вам обратную связь. Эта просьба включает в себя тщательный обзор и анализ продукта, а это занимает достаточно много времени.

Если я получу письмо, на которое смогу ответить за 2 минуты, я сразу же это сделаю.

Насчет чего вы хотите получить ответ? Насчет вашей бизнес-модели? Или цвета кнопки на сайте? Возможно, текста? Будьте конкретны и обоснованы в своих просьбах.

Не стоит надеяться, что респондент проделает за вас вашу работу и определит, что на самом деле вы от него хотите. Не стоит задавать вопрос по типу «Как вы думаете, что нам нужно сделать, чтобы получить больше пользователей?». И не стоит просить о том, что требует много сил и ресурсов человека, к которому вы обращаетесь. Например:

Не согласитесь ли вы пообедать со мной и еще одним соучредителем? Мы бы хотели рассказать вам, чем занимаемся, и узнать ваше мнение насчет нашего проекта.

Такого рода запросы зачастую означают, что человек, написавший письмо, на самом деле не знает, чего хочет от респондента. Не удивительно, что такие имейлы получают отказы.

В зависимости от количества работы и приоритетности, Mattan соглашается сделать следующее:

  • Дать короткий ответ – «Спасибо» или «Это очень много для меня значит».
  • Ответить на конкретный вопрос – если это возможно сделать меньше чем за 2 минуты.
  • Провести быстрый skype-call или разговор по телефону – около 15 минут.
  • Встретиться на кофе – около 45 минут.

Конечно, если он видит, что личную встречу можно заменить телефонным разговором, он будет настаивать на последнем, чтобы сэкономить свое время.

Докажите, почему я должен потратить время, чтобы помочь вам

Человек, который получает сотни запросов и просьб каждый день, физически не может откликаться на них все. Поэтому приходится выбирать, основываясь на информации, которую он получает.

Поэтому, представляя себя в письме, стоит указать о своем прошлом успешном опыте работы, о проектах, которые знает респондент. Если же у вас пока нет богатого опыта, укажите ссылку на свой сайт, чтобы доказать, что вы делаете что-то действительно значимое.

Ваша задача – заинтересовать человека и мотивировать его потратить свое время именно на вас.

В этих советах нет ничего нового, однако с их помощью можно написать лаконичный, читабельный и конкретный e-mail, и тем самым повысить свои шансы получить ответ.

Источник: https://lifehacker.ru/5-pravil-e-mail-etiketa/

Виды служебных писем

Просьба подтвердить получение письма

КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ 

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу).

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления.

В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя,  срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам.

Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа.

В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения.

В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

На практике встречаются письма с названием «директивное письмо». В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования.

Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

Извещаем Вас о…

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях.

В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/3_2007/vidy_pisem/

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

Просьба подтвердить получение письма

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту.

Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной.

 Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

  1. Адрес и имя отправителя.

  2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

  3. Важность письма (это при необходимости).

  4. Тема письма.

  5. Приложение.

  6. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию.

Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов.

У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией.

Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу.

Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:»)   только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему.

 Пиктограмма (Re)  является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе.

В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя».

 В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя».

 В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении.

Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации.

Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений.

Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл.

 Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной.

Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики.

Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит.

По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения.

Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать.

Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.

Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма.

Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера. 

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию.

Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение.

Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

Источник: http://life.mosmetod.ru/index.php/item/pravila-napisaniya-elektronnogo-pisma-ili-etiket-elektronnoj-pochty

Этикет в бизнес-переписке. 15 простых правил e-mail

Просьба подтвердить получение письма

Пиши такие письма, которые ты хотел бы получать.

Правило 1. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми

Если человек ждет от вас письмо, то в столбце «От» он будет искать ваше имя, которым вы ему представились при знакомстве, или электронный адрес, который вы указали в своей визитке. Желательно, чтобы в компании был принят единый стандарт написания имени и фамилии отправителя. Если вы работаете по всему миру, то на английском языке.

Правило 2. Обязательно заполняйте графу «Тема письма»

Наличие “Темы” значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, если имя и адрес отправителя вам ничего не говорят. Тема должна быть краткой – не более 50 знаков.

В случае, если вы отвечаете на чье-либо электронное письмо, но при этом изменяется основная мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему или создайте новое письмо, так как изменение предмета обсуждения без изменения темы может привести к путанице в переписке.

Если вы пишите кому-то впервые, можно использовать имя адресата. Например, «Добрый вечер, Наталья!». А вот письмо с Темой, вроде «Шопинг со скидками интереснее!», или «Can you handle this with me?» чаще удаляют, принимая за спам. Так же поступают и с письмом, отправленным вовсе без Темы. Этикет e-mail позволяет не отвечать тем, кто его грубо нарушает.

Правило 3. Используйте «Re:» только для ответа

Желая ответить на письмо, вы нажимаете соответствующую кнопку и открывается форма для ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст и тема его письма, перед которой значится «Re:» (аббревиатура Reply/Response означает «Мой ответ на:»). Если тема письма меняется, уберите этот символ. И это вовсе не пустяк: «Re:» в сочетании с новой темой будет выглядеть глупо и введет в заблуждение, ведь адресат подумает, что получил ответ на письмо, которое не писал.

Правило 4. Вложение – в начале, адрес получателя – в конце

Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение, чтобы не забыть в итоге его отправить. А адрес получателя, наоборот, вставляйте только тогда, когда письмо дописано и проверено. Будьте внимательней с кнопкой «ответить»: убедитесь, что вы посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 5. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя

К сожалению, некоторые пользователи считают, что приветствие в e-mail не нужно писать, поскольку это бессмысленный пережиток бумажной почты, который не несёт в себе никакой значимой информации. Это в корне неверно.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте нейтральную форму обращения к адресату.

Например: Шановний пане Колодницький/Шановна пані Колодницька, или Уважаемая госпожа Стрельцова/Уважаемая Ольга, или  Dear Mr. Brown/Dear Ms. Marple/Dear Sir/Madam.

При обращении к женщине лучше всегда использовать форму Ms., так как вы точно не знаете ее статус. При многократном общении допускаются менее формальные формы обращений: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адреса» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте»

Правило 6. Правильно используйте восклицательный знак, заглавные буквы и смайлы

Обратите внимание, что в украинском и русском языке восклицательный знак может ставиться после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: в деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке всегда ставится запятая, что часто вызывает конфликт культур.

Носители английского языка недоумевают по поводу восклицательного знака в письмах: «Dear John!». При этом будьте аккуратны с восклицательными знаками в самом письме, так как излишняя эмоциональность не приветствуется в деловой переписке, а три воскл. знака в конце предложения будут восприниматься как неуместный крик.

Аналогично криком воспринимается CAPS LOCK.

В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), смайлы. Они неуместны, смайлы могут закодироваться при пересылке, а адресат может не знать их значение.

Правило 7. Основной текст: кратко и по существу

Цель письма должна быть четко сформулирована в первом предложении. Помните об ограниченном времени читателя. Его время – это его деньги. Он готов как можно быстрее от вас избавиться, то есть отправить ваше письмо в корзину.

Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации, поэтому постарайтесь не отправлять длинные сообщения. Если хотите переслать информацию большого объема, оформляйте ее в виде вложения.

Обязательно делайте по тексту письма ссылки на вложения.

Правило 8. Завершение должно побуждать к действию

Любое письмо после основного текста должно содержать завершающее предложение (максимум два), выделенное отдельным абзацем и побуждающее к точному действию, которое вы ожидаете от адресата.

В конце письма обязательно ставьте свою подпись.Иногда приходят письма, подписанные «Отдел маркетинга» или «On-campus housing staff». К кому и как обратиться в ответе? Подпись идентифицирует вас и содержит контактную информацию.

Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение.

Включайте в нее несколько возможных способов связи с вами (обычно это номера общего телефона и мобильного), а также ссылку на сайт вашей компании.

Пример письма:

Тема: Расширение сотрудничества, финансовые условия Уважаемый Семен Антонович! Пользуясь случаем, от имени  Adelina Call Center выражаем благодарность за то, что с 2007 года Ваша компания пользуется нашими услугами. Мы уверены, что наше сотрудничество и далее будет взаимовыгодным и продуктивным для наших компаний.

Во время последней встречи мы обсудили возможность расширения сотрудничества по новым направлениям, а также договорились о предоставлении измененных цен для двух вариантов: — повышения качественных показателей на 10% — повышения качественных показателей на 15%.

Мы внимательно проанализировали наши текущие возможности, провели расчет стоимости услуг с учетом новых показателей. Мы изложили детально информацию в приложении к данному письму (см. файл ACC_NewFunctional.doc). Просим Вас изучить наше предложение и выслать нам Ваши вопросы. Будем рады в удобное для Вас время встретиться для завершения обсуждения нашего предложения.

Best regards, Oleg Chornobryvtsev CEO, Adelina Call Center +380 44 3695678 www.adelinacallcenter.com

Правило 9. Не пересылайте ненужные файлы

Когда вы пишите кому-либо впервые и посылаете вложение, обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. В противном случае он может подумать, что это вирус, и уничтожит его, не читая. Перед тем, как отправить вложение большого размера, уточните у получателя, удобно ли ему будет его открыть.

Правило 10. Составляя ответ, отвечайте на ВСЕ заданные вам вопросы

Это одно из наиболее часто нарушаемых правил электронной переписки. Если вы затрудняетесь ответить, то так напишите, но не оставляйте без ответа – это неэтично.

Если адресат хорошо вам знаком, можете отвечать прямо в тексте его обращения, не забывая выделять другим цветом свои ответы (чтобы легче читалось). Также для этих целей используется знак «>», но это и не единственный вариант.

Если же вы отвечаете на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Правило 11. Проверяем орфографию и грамматику!

Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, не означает, что текст может быть небрежным. Неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о вас, а текст без запятых и точек вообще трудно читается. И, если ваша программа имеет опцию проверки орфографии, почему бы ею не воспользоваться?

Правило 12. На электронные письма обязательно нужно отвечать

Время ответа не должно превышать трех суток. Если вам нужно больше времени, объясните причины задержки.

При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении незатребованных писем от неизвестных людей, можно на них не отвечать.

При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего – это вирус.

Правило 13. Не запрашивайте уведомление о прочтении, лучше перезвонить

По правилам этикета электронной почты отметка «уведомление о получении/ прочтении» является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру и может вызывать раздражение. При этом люди, отправившие письмо, начинают считать минуты, часы, дни в ожидании ответа. Электронная почта – это оффлайн коммуникация.

И даже если существует условный срок в 3 дня, отводящийся на ответ, есть большая вероятность, что ответа можно не дождаться и на это может быть много причин, от вас не зависящих. Поэтому постарайтесь связаться с человеком по телефону и сообщить об отправленном письме.

Также можно после текста основного письма и перед вашей подписью написать: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 14. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию по e-mail

Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте письма. Помните, что электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

E-mail предназначен для формализации устных договоренностей


Правило 15. Вначале звонок – после письмо. 

Этим принципом пользуется бизнес во всем мире. Сначала люди о чем-то договариваются устно, а потом, если необходимо, обмениваются письмами, детализируя описание договоренностей. И это не зависит от субъектов общения – будь то коллеги, партнеры или сотрудники разных организаций.

Исключения:

  • С новым человеком можно начинать общение по e-mail в случаях: если нет возможности использовать другой канал (не берет трубку); вы предполагаете, что для человека сначала проще объяснить суть вопроса письменно; вы комплексуете обсудить предмет устно.
  • Необходимо разослать информацию более чем одному адресату (в поле КОМУ/ТО и КОПИЯ/СС).
  • В случае конфликта для выхода из него, когда вы знаете, что визави не захочет общаться устно.
  • В случае запроса на письменную информацию.

Олег Чорнобривцев, руководитель Adelina Call Center: “Я знаю достаточное количество высших руководителей и владельцев, которым бесполезно просто написать.

Я сначала звоню, за 1 минуту излагаю суть вопроса, за вторую – получаю ответ, а если нужно – только тогда дублирую информацию письменно. Это не по причине неуважительного отношения.

Чем шире у человека круг общения, тем больше к нему поступает разнообразной информации, на которую сложно реагировать в полном объеме. 

И еще кое-что. После обеда у человека активизируется правое полушарие головного мозга, отвечающее за творчество, эмоции. А до обеда более активно работает левое, отвечающее за логическое мышление.

Если мне нужно написать очень важное письмо, я, как правило, начинаю его писать во второй половине дня. Откладываю на ночь. А с утра провожу корректировки, завершаю его и отправляю. Получается эффективно.

Попробуйте”. 

Источник: https://www.adelina.life/15e-mail

Этикет для бизнеса. «Сетикет»

Просьба подтвердить получение письма

Этим инструментом бизнес общения мы пользуемся ежедневно, возможно, даже ежечасно. За последние годы сформировались правила и нормы деловой переписки по электронной почте. Их сегодня и обсудим

«Сетикет» – это правила поведения и общения в сети Интернет. Здесь действуют основные правила этикета – взаимное уважение, корректность, такт. Оперативность, которую дарит Интернет, влечет за собой и оперативность в совершении этикетной ошибки. Поэтому при общении в Интернете должен быть обострен самоконтроль и внимание.

Электронная почта. Этим инструментом бизнес общения мы пользуемся ежедневно, возможно, даже ежечасно. За последние годы сформировались правила и нормы деловой переписки по электронной почте. Их сегодня и обсудим.

Деловое электронное письмо одновременно представляет и вас, и компанию. Помните, что первое впечатление от электронного письма аналогично впечатлению от первой встречи. Как и письмо на бумажном носителе, деловое письмо, направленное по электронной почте, должно быть кратким, точным и по существу.

Необходимо составлять его корректно, выдерживать в едином уважительном деловом тоне. Важнейшее требование — грамотность. Перед отправкой прочтите свое письмо как минимум один, а лучше два раза.

Даже при повторном прочтении могут быть обнаружены эмоциональные и смысловые неточности, грамматические ошибки.

Структура делового электронного письма:

· Приветствие и обращение. «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!». Приветствия «Добрый день», «Добрый вечер» и др. используется, но допускается их опустить, поскольку трудно определить время, когда адресат прочитает письмо. Некоторые употребляют фразу «Доброго времени суток», но ее вряд ли можно отнести к деловой переписке.

· , раскрывающее цель письма. Ясное и краткое. Деловое электронное письмо должно быть в два раза короче письма на бумажном носителе. Если у вас есть необходимость сообщить получателю большой объем информации, то необходимо в письме кратно описать суть обращения,  а все остальное оформить как вложение.

· Прощание и электронная подпись (ФИО, должность, название компании, рабочий номер телефона, адрес электронной почты, ссылка на сайт компании). Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

· Логотип, если он есть и если это необходимо.

Электронная почта, очень быстрый способ связи, но не стоит относиться к нему пренебрежительно и писать письма на скорую руку.

При оформлении письма обязательно заполняйте графу «Тема», это позволит выделить ваше письмо среди других, ускорит его поиск в случае необходимости, а также защитит от возможности отнесения получателем к категории «спам».

Тема должна формулироваться максимально четко. Например «Приглашение на конференцию», «Контактные данные компании «N» и др. При отправке в случае необходимости указывайте степень важности письма, но не злоупотребляйте этим.

По правилам этикета, при получении электронного письма, вы должны написать ответ, что письмо (письмо с вложениями) получено. Поэтому всегда отвечайте на присланные письма (исключение составляет спам). Время ответа на электронное письмо не должно превышать двое суток.

Составляя ответ на деловое электронное письмо, оставьте полученный текст без изменений, а сверху напишите свой. Это упростит получателю процесс восстановления в памяти сути переписки.

Если для подготовки ответа вам требуется значительно большее время, чем день-два, то следует оперативно подтвердить получение письма и сообщить о предполагаемых сроках ответа.

Если вы являетесь отправителем письма, то в целях уточнения факта его доставки, лучше позвонить адресату и уточнить дошло письмо или нет. Использовать функцию «отправка письма с уведомлением» не рекомендуется.

Также часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Практический совет: напишите письмо, сделайте все вложения, затем укажите тему письма и только в самом финале заполняйте строку «Адресат».

Это позволит вам отнестись к письму более внимательно, даст время перепроверить все ли составлено верно, и убережет от нелепой ошибки – молниеносной отправки письма с возможными опечатками. Следите за правильностью написания адреса получателя.

Интернет дает возможность быстро отослать электронное письмо, но и быстро совершить ошибку, за которую придется извиняться и выходить из некорректной ситуации, если письмо попадет не по тому человеку. Ошибки чаще всего происходят от спешки и небрежности.

Не стоит увлекаться смайлами при составлении делового электронного письма, оставьте их для личной переписки. Также не рекомендуется писать электронные письма прописными буквами, это выглядит как крик.

Деловое электронное письмо должно содержать только то, что может быть сказано человеку лично. К тому же помните, что руководство компании имеет право на доступ ко всем электронным письмам, отправляемым сотрудниками.

Электронная почта компании – это не ваша личная почта! Да и в Интернете нет конфиденциальности, поэтому следите за содержанием своих писем.

Рекомендуется проверять почту не менее трех-четырех раз в день и начинать с чтения более свежих писем. Поскольку ранние письма могут быть уже не актуальными.

Как и все правила этикета, «сетикет» базируется на здравом смысле и логике, а значит, упрощает общение с деловыми партнерами и весь рабочий процесс. Желаю оперативной, результативной и грамотной деловой переписки!

Автор – Елена Брылина, специалист по организационной работе и этикету             

Орфография и пунктуация автора сохранены 

Источник: https://pbs72.ru/articles/spets-proekty/etiket-dlya-biznesa-setiket/

ЗаконаНадзор
Добавить комментарий