С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество

Этикет делового письма. Cоздаем хорошее впечатление

С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество

  • Нравится 0

    20.04.15 21:27

    К одной из целей деловой переписки можно отнести создание благоприятного мнения о вас или о компании, которую вы представляете. Иногда, ведя бизнес-диалог, буквально с самого начала переписки понимаешь, что продолжать беседу, а тем более доводить общение до делового сотрудничества нет никакого смысла. Скорее всего, вы тоже с таким сталкивались.
    Но произвести хорошее впечатление, согласитесь, весьма важно. Исходя из этого, хотим поделиться рядом интересных наблюдений, приобретенных на собственном опыте о том, как лучше добиться эффекта успеха в глазах потенциального партнера. Чтобы в дальнейшем вызвать у него желание не только продолжить с вами деловую переписку, но и заключить не одно взаимовыгодное соглашение и быть полезными друг другу.

    1. Время ответа на письмо.

    Ваш быстрый ответ – это сигнал для адресата, насколько вы заинтересованы в продлении деловых отношений с ним.
    Согласно правилам хорошего тона отвечать на сообщение следует сразу. Если в силу каких-либо причин это сделать невозможно, то допускается срок ответа от трех часов до одних суток.

    То есть максимум в течение рабочего дня нужно все-таки постараться и найти время для переписки. Если по объективным обстоятельствам вы не можете уделить написанию ответа достаточное количество времени, то хотя бы в двух словах вы обязаны дать понять адресату, что сообщение вами получено, но ответите вы несколько позже.

    По времени, когда точно вы это сделаете, его также необходимо сориентировать.
    В плане приоритета ответов, если вы получаете достаточно много писем делового характера, следует обращать внимание на два пункта: важность и тема письма. Это основные показатели того, насколько скорым и важным для отправителя является ваш ответ.

    Важно помнить, что задержка с ответом всегда грозит риском потерять хорошего клиента. Также ваша необязательность может стать причиной простоя в работе других людей, связанных с вами деловыми обязательствами.
    И, конечно, недопустимо копить письма без ответов.

    Есть хороший способ избежать подобной ситуации: получив письмо, сразу его просмотрите, не откладывайте, и оцените, насколько важная информация содержится в нем. Сколько времени потребуется вам для составления ответа? Если вы уверены, что на обратное сообщение уйдет пять-семь минут, то пишите незамедлительно.

    В противном случае можно повременить с ответом, но не затягивать до последнего.

    2. Индивидуальный подход.

    Письмо делового характера принято начинать с персонального приветствия. То есть вы непросто пишите «Здравствуйте!», а обращаетесь к конкретному адресату по имени или имени — отчеству. Этот психологический прием хорошо позволяет продемонстрировать ваше внимание, уважение и заинтересованность к личности.

    Допустим, человек записался на курсы иностранных языков и обращается к сотруднику института выслать ему счет на оплату. Вариантов ответа может быть несколько, рассмотрим два основных:

    Добрый день! Я успешно прошел предварительное тестирование на курсы французского языка в вашем институте. Согласно результатам был зачислен в группу FL-A2. Оплату моего обучения будет осуществлять компания, в которой я тружусь. Пожалуйста, пришлите мне счет для перечисления необходимой суммы. Заранее Вас благодарю. С уважением, Петр Кузнецов.
    Ответ №1 Ответ №2
    Здравствуйте! Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы работаете. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. С уважением. Здравствуйте, Петр! Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы трудитесь. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. С уважением.



    Скорее всего, вы и сами заметили, что второй пример звучит правильнее. В нем использован индивидуальный подход к адресату.

    При составлении делового ответа важно не забывать об этом серьезном аспекте, всегда использовать персональное обращение. Это скажет о вашей доброжелательности, положительном настрое, а также позволит вам выделиться из безликой массы стандартных отписок.

    3. Слова благодарности за обращение в компанию/ к вам.

    Слова признательности за обращение к вам, вашим услугам или в вашу организацию всегда должны быть в содержании одного из первых писем. Тем самым вы приобретете еще один плюс в свою копилку положительного впечатления.

    Письмо-ответ клиенту, начинающееся с фразы: «Спасибо, что выбрали именно нашу компанию…», сразу покажет ему, вы дорожите его выбором, цените и уважаете его, как потенциального заказчика. Такой вежливый подход настроит адресата на благоприятный тон и продуктивную деловую позицию.

    Сравните:

    Добрый день! Я успешно прошел предварительное тестирование на курсы французского языка в вашем институте. Согласно результатам был зачислен в группу FL-A2. Оплату моего обучения будет осуществлять компания, в которой я тружусь. Пожалуйста, пришлите мне счет для перечисления необходимой суммы. Заранее Вас благодарю. С уважением, Петр Кузнецов.
    Ответ №1 Ответ №2
    Здравствуйте! Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы работаете. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. С уважением. Здравствуйте, Петр! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы трудитесь. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. С уважением.

    Согласитесь, второй вариант ответа звучит гораздо приятнее, убедительнее. Во-первых, он создает именно то самое, хорошее впечатление о вас; во-вторых, располагает к позитивному и конструктивному диалогу в перспективе.

    Рекомендация: всегда благодарите адресата за внимание и доверие, которое он оказывает вам и вашему бизнесу!

    Примеры фраз благодарности:

    Спасибо за Ваш интерес к…

    Спасибо за Ваше письмо…

    Спасибо, что обращаетесь к нам…

    Спасибо, что выбрали нас…

    Спасибо, что выбрали нашу компанию…

    Мы признательны Вам за интерес к…



    4. Заключительная часть письма.


    Любое письмо, даже официально-деловое, всегда приятнее читать, если в нем чувствуется позитивный настрой. Особенно хорошо будет отразить или подчеркнуть такой подход в финальной части вашего сообщения. Это позволит создать у получателя хорошее настроение, и как следствие, желание продолжить с вами беседу. Не исключено, что именно в благоприятном русле. Сравните:

    Добрый день! Я успешно прошел предварительное тестирование на курсы французского языка в вашем институте. Согласно результатам был зачислен в группу FL-A2. Оплату моего обучения будет осуществлять компания, в которой я тружусь. Пожалуйста, пришлите мне счет для перечисления необходимой суммы. Заранее Вас благодарю. С уважением, Петр Кузнецов.
    Ответ №1 Ответ №2
    Здравствуйте! Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы работаете. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. С уважением. Здравствуйте, Петр! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы трудитесь. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! С уважением.

    С самого начала располагайте адресата на продолжение диалога. Проявляйте уважение! Показывайте, насколько он ценен для вас. Создавайте и укрепляйте ощущение комфортного, благонадежного сотрудничества. Делитесь с адресатом своим позитивным настроением и искренним желанием продолжить деловое взаимодействие. В этом вам отлично могут помочь варианты завершающих разговор фраз:

    Буду рад сотрудничеству!

    С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

    Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!

    С надеждой на плодотворное сотрудничество.

    Всегда готов помочь и ответить на

    Ваши вопросы.


    С искренним уважением,

    С уважением,

    С уважением к Вам,

    С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,…



    5. Подпись и контактная информация.


    Человеку, ведущему деловую переписку, важно понимать, кто находится по ту сторону экрана компьютера. Поэтому будет нелишним в заключение письма поместить вашу контактную информацию: имя, фамилию, должность, координаты для связи.
    Почему это важно?!

    Полные ФИО — возможность обратиться индивидуально, и впоследствии вести персональный диалог.

    Должность – показывает границы полномочий и профессиональной компетенции в решении вопросов.

    Координаты – дополнительная оперативная связь, когда необходимо срочно решить возникшую проблему или найти клиента.

    Ниже приведены примеры возможных ответов на деловое послание. Обратите внимание, какой из них, на ваш взгляд, быстрее расположит адресата на общение с вами, и вызовет большее доверие?

    Ваше письмо: Добрый день!

    Я успешно прошел предварительное тестирование на курсы французского языка в вашем институте. Согласно результатам был зачислен в группу FL-A2. Оплату моего обучения будет осуществлять компания, в которой я тружусь. Пожалуйста, пришлите мне счет для перечисления необходимой суммы. Заранее Вас благодарю. С уважением, Петр Кузнецов.

    Ответ №1.

    Здравствуйте!
    Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы работаете. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.
    С уважением.

    Ответ №2.

    Здравствуйте, Петр!
    Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством.
    Для того чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании, в которой Вы трудитесь. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.

    Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! С уважением, Елена Иванова. Менеджер – администратор Института иностранных языков Тел. (499) 123-45-67 Моб. 234-56-78. Уверены, ответ для вас очевиден! Конечно, пример номер два.

    блока контактной информации обычно имеет стандартный вид, но вы можете всегда дополнить его необходимыми, на ваш взгляд, данными. Например, сообщить вспомогательный адрес электронной почты (личной, рабочей), указать логин в скайпе или в системах быстрого обмена сообщениями и т. д.

    Примечательно, что всю контактную информацию вы можете занести в автоматические настройки почты. Это удобно, поскольку вам не придется постоянно набирать шаблонный блок контактов. Он механически будет включен в конец каждого письма при его отправке.

    Итак, используя все эти нехитрые рекомендации, у вас получится создать благоприятное мнение, а также достойно украсить ваше письмо надежным индикатором грамотного делового тона и профессионализма.

  • Источник: http://sekretarus.ru/groups/group/64/blog/746/

    С уважением и с надеждой на дальнейшее сотрудничество

    С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество

    7 оригинальных и нестандартных примеров текстов благодарственного письма о сотрудничестве.Выбирайте лучший вариант и редактируйте под себя, все тексты можно скачать в word.Каким должно быть идеальное благодарственное письмо — простые советы, которую помогут написать лучшее письмо с благодарностью за сотрудничество.

    Благодарственное письмо множеством экспертов признается одной из разновидностей деловых писем.Как правило, данный вид письма используется в коллективных организациях, связанных по признаку профессии или учебы.

    Наиболее близким по определению к благодарственному письму можно считать всем известную грамоту, которой обычно награждают в школах и спортивных кружках за достижения.Благодарственное письмо может быть адресовано как конкретному человеку, так и организации в целом, например, за плодотворное сотрудничество.

    В данной статье предлагаем несколько вариантов написания благодарственного письма за сотрудничество. Порядок написания подобных писем разобран в статье: Как написать благодарственное письмо.Текст благодарственного письма за сотрудничество, адресованного сотруднику. Наверняка вы знаете, что наша молодая компания пока не может похвастаться значительным стажем работы и богатой родословной.

    Зато у нашей компании есть нечто гораздо более значимое: это такие сотрудники, как вы!Позвольте выразить вам горячие слова признания и благодарности за то, что вы практически с самого первого дня честно трудитесь на благо нашей фирмы!

    Наш коллектив помнит о том, как вы вместе со всеми стойко преодолевали все трудности начального этапа развития нашего общего детища; как помогали менее опытным коллегам добрым советом и поддерживали теплым словом в нужную минуту.

    Оригинальных текстов благодарственного письма за сотрудничество

    Во многом благодаря вам, наша компания сейчас стремительно развивается и открывает для всех нас заманчивые горизонты.

    Ваш ум, Ваш опыт, Ваша доброта сыграли чрезвычайно важную роль для общего блага!Искренне заинтересованы в продолжение сотрудничества, желаем вам тепла, здоровья и любви!Пример текста благодарственного письма за сотрудничество, адресованного персоналу Уважаемые коллеги, сотрудники нашего замечательного ООО «Гипермаркет»!От лица совета директоров поздравляем вас с успешным достижением коммерческой цели в этом году! На протяжении целого года вы мужественно, самоотверженно трудились, дабы выполнить поставленные перед вами задачи. Благодаря вашим общим усилиям, вашему коллективному духу наша компания войдет в новый год одной из наиболее процветающих в городе.Мы ценим вас, и искренне желаем вам тепла, любви, семейного уюта и высоких зарплат! Пример текста письма с благодарностью за сотрудничество, адресованное партнерам Дорогие партнеры!Выражаю вам свою искреннюю признательность за наше плодотворное сотрудничество!Наши совместные усилия привели нас к закономерной деловой победе!

    Благодарственное письмо за сотрудничество юристу текст

    Я верю в то, что в дальнейшем мы с вами сумеем сохранить и продолжить наши партнерские отношения.Желаю вам здоровья, личного процветания, новых взаимовыгодных проектов и покорения еще более неприступных высот в нашем нелегком бизнесе.

    Пример благодарственного письма о сотрудничестве партнеру Уважаемый …!Мы очень ценим сотрудничество с Вашей компанией на протяжении последних 5 лет.

    Мы отлично осознаем, что успех, достигнутый нами в последние годы — это результат кропотливой совместной работы, постоянного ежедневного взаимодействия с вашими специалистами.

    Благодаря вашей открытости, стремлению понять и удовлетворить потребности партнера, направленности на повышение рабочих показателей наши отношения крепнут с каждым годом, и мы покоряем новые вершины в освоении внимания потребителей.

    Пример текста благодарности за сотрудничество коллективу партнера Уважаемые…!Выражаем Вам благодарность за совместный труд и надеемся на дальнейшее укрепление существующих отношений и рост показателей, достигнутых в ходе совместной деятельности. От имени нашей компании выражаем глубокую благодарность коллективу _________ за взаимовыгодное сотрудничество и поддержку, оказанную в ходе проведения рекламных мероприятий, направленных на освоение новых клиентских каналов.

    Самоотверженный труд и добропорядочность сотрудников _______ позволили добиться потрясающих результатов.Наша компания вышла на новый рынок сбыта, благодаря профессиональному подходу коллектива ________ организации к проведению рекламной компании нашего продукта.

    Искренне надеемся, что данное взаимодействие наших компаний было не последним, и рассчитываем на укрепление и расширение партнерских отношений в будущем! Пример официального благодарственного письма о сотрудничестве партнеру Уважаемый…!ООО «___» в лице генерального директора _______ выражает благодарность коллективу и руководству ООО ___ за успешное многолетнее сотрудничество.За годы взаимодействия отношения наших компаний укрепились, благодаря общности интересов достигнуты наилучшие результаты в работе.Выражаем надежду на дальнейшее развитие наших взаимоотношений и выхода на новый уровень сотрудничества с более тесными отношениями. Текст благодарственного письма поставщику за сотрудничество ИП ___ выражает благодарность ООО ___ за долговременное сотрудничество и бесперебойность поставок продукции на склады нашей компании.Профессионализм ваших специалистов, внимание и понимание наших потребностей обеспечили максимально положительную историю взаимоотношения наших компаний.Надеемся, что партнерские отношения с годами будут только крепнуть, и никакие препятствия не будут вставать на пути укрепления отношения наших компаний. Помогите пожайлуста, у нас отключает начальство городской телефон, и заводят сотовый..Соответственно необходимо составить письмо о смене номера.. кр.начала ничего в голову не лезет- Уважаемые клиенты и партнеры, в связи с техническими неполадками..

    Сообщаем Вам об изменении номера телефона нашей организации.С такого-то просим вас обращаться по номеру: (222)333-22-333.Пожалуйста, внесите изменение в Вашу базу контактов.С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество.© 2006—2019, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».

    Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.Здесь я привожу только базовую структуру делового письма, без таких элементов, как герб, резолюция, регистрационный номер и т.п.

    Если вам нужно написать официальное письмо на бумаге и соблюсти все-все-все правила, рекомендую обратиться к этому стандарту (действует до 1 июля 2018 года).С 1 июля 2018 года должен вступить в силу новый стандарт.В конце письма, перед подписью, чаще всего мы пишем: «С уважением, …».

    Но иногда можно встретить: «С надеждой на плодотворное сотрудничество», «С надеждой на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество» и т.п. В следующих заметках по теме поговорим об отдельных видах деловых писем.

    Там вы найдёте стандартные выражения, фразы-клише, которые мы часто используем в деловых письмах, познакомитесь с более и менее формальными вариантами писем.

    Письмо #1: Уважаемый Иван Иванович, [название организации] выражает благодарность [название организации] за профессионализм и целеустремленность в работе.

    Наша фирма неоднократно обращалась к специалистам [название организации] за юридическими консультациями и поддержкой, и всегда получала квалифицированную помощь юристов.

    Главным достоинством сотрудников является умение быстро, квалифицированно и добросовестно выполнять поставленные задачи, а также обязательность и аккуратность, проявленные в процессе работы.

    С уважением, Петр Петров Письмо #4: Уважаемый Иван Иванович, Благодарим сотрудников юридической фирмы [название организации] за профессиональную и быструю помощь в решении корпоративных вопросов в сфере предпринимательской деятельности.Желаем дальнейшего профессионального роста, успехов и процветания Вашей фирме.С надеждой на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

    С уважением, Петр Петров Письмо #5: Уважаемый Иван Иванович, Выражаем благодарность всем специалистам и сотрудникам [название организации] за своевременно оказанные услуги по приведению в соответствие учредительных документов.

    Благодарим Вас за сотрудничество и желаем дальнейшего роста и процветания Вашей фирме!С уважением, Петр Петров Письмо #6: Уважаемый Иван Иванович, Выражаем благодарность юридической компании [название организации] за решение вопросов в области юридического сопровождения деятельности фирм, оказание клиентам квалифицированной помощи в процессе открытия счетов юридическим лицам, а также качество и высокий профессионализм в работе.Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество и желаем дальнейшего процветания фирме.С уважением, Петр Петров Письмо #7: Уважаемый Иван Иванович, [название организации] выражает искреннюю благодарность компании [название организации] за профессионализм и качество оказанных услуг.В процессе совместной работы мы убедились в высокой квалификации сотрудников [название организации], позволяющей успешно решать любые по сложности задачи.Надеемся, что Вы не измените выбранной политике общения с клиентами и надолго останетесь надежным и достойным доверия партнером.С уважением, Петр Петров Письмо #8: Уважаемый Иван Иванович, Благодарим сотрудников [название организации] за оказанные услуги.Приятно отметить квалифицированность и профессиональную компетентность юристов, внимательность и аккуратность при оформлении документов.Хотелось бы продолжить взаимовыгодные партнерские отношения с Вашей фирмой и пожелать Вам успехов на профессиональном поприще.С уважением, Петр Петров Письмо #9: Уважаемый Иван Иванович, Благодарим [название организации] за профессионализм и компетентность.Приятно подчеркнуть, что сотрудники компании обладают такими качествами, как обязательность, пунктуальность, умение быстро ориентироваться в самых сложных ситуациях.Желаем Вашей фирме дальнейшего успеха и надеемся на продолжение совместной работы.С уважением, Петр Петров Письмо #10: Уважаемый Иван Иванович, [название организации] благодарит сотрудников [название организации] за профессионализм, компетентность, внимательность и аккуратность при работе с клиентами.[название организации] зарекомендовало себя как серьезная компания, четко выполняющая поставленные задачи и ориентированная на результат. С уважением, Петр Петров Письмо #11: Уважаемый Иван Иванович, Руководство и коллектив [название организации] искренне благодарит Вас за оказанную грамотную, профессиональную помощь в решении правовых вопросов компании.Хотелось бы отметить оперативное реагирование на все возникающие в процессе работы нюансы.Особо отмечаем живое человеческое участие и заинтересованность в достижении результата.Благодарим Вас за плодотворную работу, за индивидуальный подход к нашей компании.Надеемся на дальнейшее продолжение сложившихся деловых отношений.С уважением, Петр Петров Письмо #12: Уважаемый Иван Иванович, [название организации] выражает благодарность сотрудникам [название организации].

    (8 , в среднем: 21)

    Рассылка выходит раз в сутки и содержит список программ из Документы перешедших в категорию бесплатные за последние 24 часа.

    Источник: http://rscac.net.ru/documents/s-uvazheniem-i-s-nadezhdoy-na-dalneyshee-sotrudnichestvo

    Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении

    С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество

    Время ответа на письмо
    Персональное обращение
    Выражение признательности
    Позитивное завершение письма
    Подпись и контактная информация

    Эта статья – результаты моих наблюдений за тем, какие аспекты создают хорошее впечатление от делового письма.

    Вот бывает же так, получаешь ответ на свое письмо и сразу внутренне принимаешь решение: с этими ребятами я хочу и буду общаться дальше, а вот с этими — хочется сразу распрощаться. У вас такое бывало? У меня – да. Последняя такая практика у меня случилась совсем недавно: я вела переписку с разными компаниями на предмет подбора языковых курсов.

    Ниже – мои суммированные выводы о том, что стоит иметь в виду, если вам важно, чтобы ваше деловое письмо производило хорошее впечатление на адресата и вызывало у него желание продолжать с вами деловое взаимодействие.

    1. Время ответа на письмо.

    Образец делового письма

    Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении и деловом взаимодействии с ним.

    Совет № 1: Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно, то в течение 3-х часов с момента получения. Если и это невозможно – в течение дня.

    Если и этот срок по объективным обстоятельствам затруднителен, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до…..включительно».

    При принятии решения о приоритетности ответов обращайте внимание на такие пометки адресата, как Важность/Priority  и  Тема/Subject. Это надежные показатели того, насколько скорым и важным для адресата является ваш ответ.

    Помните, что  задержка с  ответом – всегда риск потерять клиента. Кроме того, отсутствие своевременного ответа может затруднить работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.

    Как не копить неотвеченные письма?

    Проверенный прием — Прочитав письмо адресата, сразу оцените, насколько оно важное и срочное, сколько времени вы потратите на ответ ему. Если на написание ответа вам понадобится до 5-7 минут, отвечайте сразу. И только более затратные по времени ответы откладывайте «на потом».

    2. Персональное обращение.

    Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.

    Ситуация: вы записались на курсы иностранных языков и просите сотрудника института выслать вам счет на оплату.

    Сравните варианты ответов:

    Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
    Вариант ответа 1Вариант ответа 2
    Здравствуйте! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.……Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо.……

    Совет № 2:

    Обязательно используйте в деловых письмах персональное обращение.

    Цените индивидуальность ваших адресатов! Добавляйте вашим письмам персональной направленности, корректной доброжелательности. Выделяйтесь своими письмами из безликой массы безликих ответов.

    3. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к Вам).

    Слова признательности являются отражением вашей благодарности клиенту/партнеру за его выбор в вашу пользу/в пользу вашего бизнеса.

    Письмо-ответ клиенту, начинающееся с фразы «Спасибо за Ваше письмо», демонстрирует клиенту, что вы его цените и дорожите его выбором. Это хороший деловой тон и продуктивная деловая позиция.

    Сравните :

    Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
    Вариант ответа 1Вариант ответа 2
    Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо.……Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо.……

    Совет № 3:  Благодарите адресата за внимание и доверие, которое он оказывает Вам и вашему бизнесу!

    Варианты фраз признательности в начале письма:

    Спасибо за Ваш интерес к…

    Спасибо за Ваше письмо…

    Спасибо, что обращаетесь к нам…

    Спасибо, что выбрали нас…

    Спасибо, что выбрали нашу компанию…

    Мы признательны Вам за Ваш интерес…

    1. Позитивное завершение письма

    Финальные фразы  – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в последних фразах эмоционально-позитивную атмосферу  делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение, чтобы ему захотелось вновь пообщаться с вами!

    Сравните:

    Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
    Вариант ответа 1Вариант ответа 2
    Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо.…..Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!

    Совет № 4: Настраивайте адресата на продолжение диалога. Проявляйте уважение! Создавайте и укрепляйте настроение комфортного сотрудничества! Делитесь с адресатом своим позитивным настроением и искренним желанием продолжить деловое взаимодействие!

    Образец делового письма

    Варианты финальных фраз:

    Буду рад сотрудничеству!

    С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

    Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!

    С надеждой на плодотворное сотрудничество,

    Всегда готов помочь и ответить на Ваши вопросы.

    С  искренним уважением,

    С уважением,

    С уважением к Вам,

    С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,

    5. Подпись и блок контактной информации.

    Человеку, ведущему деловую переписку, важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора»: имя и фамилию адресата, должность, контактные координаты.

    Для чего это нужно?

    Имя и фамилия – дает возможность вести  персональное общение.

    Должность – дает адресату понимание границ полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.

    Координаты –  обеспечивают возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.

    Сравните: какой из ответов выглядит более профессиональным и вызывает большее доверие к информации.

    Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
    Вариант ответа 1Вариант ответа 2
    Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!С уважением,Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!С уважением,Анна ИвановаМенеджер-администраторИнститут иностранных языковтел. (495) 777 77 77моб. 777 77 77

    Совет  № 5: Определите содержание блока персональной контактной информации. Внесите эту информацию в автоматические настройки. Заканчивайте этим блоком каждое ваше письмо к клиентам и деловым партнерам. Украсьте ваше письмо надежным индикатором хорошего делового тона и профессионализма.

    Итак, вот пять коротких практических советов по этикету деловой переписки и созданию хорошего впечатления у адресата.

    Буду рада видеть вас на наших тренингах по переписке:

    Тамара Воротынцева

    (6 голос-ов, 5,00 из 5)
    Загрузка…

    в соцсетях:

    Источник: https://www.training-partner.ru/staty/delovaya-e-mail-perepiska-o-xoroshem-vpechatlenii.html

    «Хитрости» финала письма / Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха / Библиотека (книги, учебники и журналы) / В помощь Веб-Мастеру

    С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество

    «Хитрости» финала письма

    Как повысить действенность и активность финала?

    Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.

    Посмотрите сами:

    СОВЕТ

    Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!

    Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.

    Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.

    Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:

    «Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?»

    В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

    Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.

    Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.

    Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!

    Специфические ситуации

    Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.

    Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?

    В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».

    Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.

    Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».

    Варианты финалов с указанием на последующее действие:

    «Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».

    «Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».

    «Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».

    «Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».

    «Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».

    «Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».

    Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.

    Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.

    Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?

    Имиджевая/эмоциональная часть финала

    Финал делового письма (и письмо в целом) выглядит более достойно и профессионально, если наряду с изложением своей позиции мы демонстрируем внимание к интересам и личности нашего адресата/клиента.

    ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)

    Варианты имиджевых/эмоциональных фраз в финале письма:

    • Будем рады сотрудничеству!

    • Будем рады сотрудничеству с Вами!

    • С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

    • Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь. Мы обязательно на них ответим!

    • Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните. Мы непременно Вам ответим!

    • С надеждой на плодотворное сотрудничество…

    • Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.

    • С искренним уважением…

    • С уважением…

    • С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…

    • Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным.

    • Будем рады видеть Вас в числе наших счастливых клиентов!

    • Хорошего настроения и удачного дня!

    • Спасибо за сотрудничество!

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

    Работая с имиджевой частью финала, важно понимать, что финальная фраза должна быть созвучна содержанию письма.

    Часто бывает, что финальная имиджевая фраза вводится нами в блок подписи – и, увы, не всегда соответствует смысловому контексту самого письма.

    Она превращается в мертвый шаблон, который не выполняет своего исходного назначения или (что хуже) начинает противоречить содержанию письма.

    Подтверждение этому – в письме ниже.

    From: Иванова Валентина

    Sent: Thursday, August 26, 2010 7:13 PM

    To: Николай Петрович

    Subject: Вакансия главного бухгалтера

    Добрый вечер, Николай Петрович!

    Пишу Вам в связи с ситуацией, сложившейся с подбором кандидатов на позицию главного бухгалтера в подведомственной Вам службе. Позиция открыта уже более двух месяцев. Позиция достаточно непростая.

    В конце июля состоялась встреча с Екатериной Козловой – реальным и достойным кандидатом на закрытие вакансии. Она выполнила все практические задания, мы передали их к Вам в службу. Результаты выполнения заданий до сих пор не проанализированы.

    В начале прошлой недели мы передали Вам еще 2 анкеты кандидатов на позицию бухгалтера и ответы этих кандидатов на вопросы. Ситуация прежняя – ответа нет. Николай Петрович, я уверена, что продолжать работу в таком ключе нет никакого смысла.

    Сообщаю Вам о том, что с сегодняшнего дня вакансия главного бухгалтера нами переводится в разряд несрочных. Это означает, что при наличии достаточно большого количества актуальных вакансий в отделе персонала работа по поиску кандидатов на позицию главного бухгалтера будет нами вестись по остаточному принципу.

    Хорошего настроения и удачного дня!

    Валентина Иванова

    Руководитель службы персонала

    СОВЕТ

    Обязательно соотносите звучание финальной эмоциональной фразы с основным содержанием письма. Для ускорения работы держите под рукой список фраз-клише.

    Универсальным вариантом имиджевой фразы является фраза: «С уважением…»

    Только ее можно поместить в автоматический блок подписи. Все остальные имиджевые фразы нуждаются в дополнительном внимании и согласовании с содержанием письма.

    Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:

    • «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание»

    • «Спасибо за внимание»

    • «Всего доброго!»

    • «Всего наилучшего!

    • «Удачи!»

    Рассмотрим подробнее.

    Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/«Спасибо за понимание»

    Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.

    Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.

    Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы:

    • «Спасибо за сотрудничество!»

    • «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».

    Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:

    • «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»;

    • «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»;

    • «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу».

    Фраза в финале: «Спасибо за внимание»

    При использовании этой фразы важно понимать следующее. Она уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. Более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили».

    Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно неуместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма.

    Почему? Дело в ее смысловом подтексте. Фразу «Спасибо за внимание» мы обычно используем, чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять. (Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по TV о прогнозе погоды.)

    Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы транслируем два смысловых значения:

    1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, так как вы имели полное право меня не слушать»;

    2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»).

    Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма.

    Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога.

    Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо, заканчивать его нужно указанием на полезность и применимость вашей информации.

    Резюме: фраза «Спасибо за внимание» неорганична финалу делового письма.

    Вместо нее лучше использовать фразы:

    • «Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам…»

    • «Уверены, что эта информация будет полезной при…»

    • «Искренне надеюсь, что информация, которую я Вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…»

    Фразы в финале: «Всего доброго!»/«Всего наилучшего!»

    Обе фразы – это варианты вежливого, но окончательного прощания. Они уместны в ситуациях, когда мы заинтересованы в прекращении диалога.

    Если же мы хотим выразить клиенту/адресату наши пожелания добра или искреннего участия, то фразы «Всего доброго!» и «Всего наилучшего!» лучше заменить на:

    • «Удачного дня!»

    • «Хорошего настроения и удачного дня!»

    • «С самыми наилучшими пожеланиями…»

    • «С искренними пожеланиями…»

    Фраза в финале: «Удачи!»

    Эта короткая фраза в финале письма несет два смысловых оттенка.

    1. Пожелание удачного стечения будущих обстоятельств.

    2. Указание на то, что к этим обстоятельствам отправляющий адресат не будет иметь отношения («это будет происходить без меня, без моего участия»).

    Решите сами, насколько приемлемы эти смысловые контексты в вашей переписке с клиентами/партнерами.

    Итак, мы прояснили вопрос с главным инструментом ясного письма – его структурой. Основа ясности – четко прописанные три точки внимания, включая «хитрости» финала письма.

    Это «смысловой треугольник», своего рода «смысловая рамка» письма.

    Теперь в эту «рамку» нам нужно поместить основное содержание письма. Поместить таким образом, чтобы обеспечить нашему адресату предельную понятность, быстроту и комфорт чтения и восприятия. В этом помогают инструменты ясности. Напомним их.

    1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания) – это мы уже освоили.

    А со следующим нам предстоит разобраться.

    2. Объем письма, комфортный для восприятия.

    3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).

    4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.

    5. Характер предложения (объем и структура).

    Пойдем по порядку.

    Источник: https://wm-help.net/lib/b/book/3302321320/15

    ЗаконаНадзор
    Добавить комментарий