Уважаемый обращение в письме

Как начать деловое письмо

Уважаемый обращение в письме

Часто, начиная письмо с обращения «Уважаемый …», вспоминаю о том, как один из высоких руководителей при подготовке писем президенту, председателю правительства или президенту РАН требовал обращения «Глубокоуважаемый…».

Почему-то это требование вызывало у нас много шуток.

Вспоминали «человека рассеянного» с улицы Бассейной Самуила Маршака и его знаменитое обращение «Глубокоуважаемый вагоноуважатый! Вагоноуважаемый глубокоуважатый!» Язвительно интересовались, насколько глубоко товарищ уважаем.

А зря хихикали, между прочим. Обращения, начинающиеся со слов «глубокоуважаемый» и «многоуважаемый», употребляют при официальном обращении к особо важным персонам и должностным лицам, занимающим высокое положение.

Так принято обращаться не только к первым лицам государства, членам правительства и парламента, но и к известным деятелям науки, общественным деятелям.

Обратившись в письме к почтенному академику просто «уважаемый», вы ненароком можете обидеть адресата.

Не каждый день мы пишем президенту или членам правительства, но вот письма с какой-либо жалобой или просьбой высокому начальству иногда приходится писать. Не знаю, насколько глубоко вы уважаете своего мэра или губернатора, но уж если придется писать ему письмо с какой-либо просьбой, искренне советую использовать обращение «глубокоуважаемый».

Слово это означает «весьма уважаемый» (толковый словарь Ожегова) или «достойный глубокого уважения» (Современный толковый словарь русского языка Ефремовой). Думаю, любой представитель власти прочитает подобное обращение с удовольствием. Всего лишь одно слово в начале письма, но порой оно может перевесить чашу весов в вашу пользу.

Как говорится, «ласковый теленок двух маток сосет».

Недавно на одном из форумов столкнулась с вопросом, какой знак препинания ставить после обращения в начале письма: восклицательный знак или запятую.

Я по привычке ставлю восклицательный знак – так меня учили, но встречалась и с требованием некоторых начальников ставить после обращения запятую.

Видимо те люди, которые часто ведут переписку на английском языке, автоматически переносят многие правила английской грамматики и на переписку на русском языке. Иногда вводит в заблуждение и деловая литература, в которой приводятся такого рода примеры обращения:

Уважаемые господа,
Мы внимательно рассмотрели Ваше письмо, в котором….

(DearSirs! Деловая переписка по-английски. – M. Издательское объединение «Культура», 1993. – 328 с.)

Как же правильно?

Справочная служба русского языка на портале Грамота.ру допускает оба варианта. При этом обращается внимание на то, что после восклицательного знака следует предложение с прописной буквы, а после запятой – со строчной.

Обращение в российском деловом письме, как правило, располагается по центру и отделяется от основного текста одним пробелом. Первое предложение письма начинается с абзаца.

Ну и как вы после пробела да еще с абзаца начнете писать предложение со строчной буквы? А вот в личном письме текст часто начинают писать на той же строчке, что и обращение.

В этом случае после обращения можно и запятую поставить, а текст письма продолжать писать со строчной буквы.

Почему же все-таки восклицательный знак? Приведу несколько вариантов ответа:

«Восклицательный знак (!) – знак препинания, который ставится в конце предложения для выражения изумления, призыва, сильного чувства, волнения и тому подобного».

«Названия большинства знаков препинания в русском языке являются исконно русскими, да и сам термин знаки препинания восходит к глаголу препинать – «остановить», «задержать в движении». Если пишущий ставит в конце предложения восклицательный знак, он показывает, насколько сильно его волнует содержание собственного высказывания».

На вопрос коллежского секретаря Ефима Фомича Перекладина, героя рассказа Чехова «Восклицательный знак (Святочный рассказ)», «когда в бумагах ставится восклицательный знак», жена его Марфуша, которая часто хвасталась тем, что «недаром в пансионе семь лет училась» и наизусть всю грамматику знает, уверенно ответила: «Этот знак ставится при обращениях, восклицаниях и при выражениях восторга, негодования, радости, гнева и прочих чувств».

Мой ответ – поставив после обращения восклицательный знак, мы стремимся привлечь внимание адресата и призвать его не только прочитать письмо, но выполнить нашу просьбу, «достучаться», а иногда и «докричаться». Уважаемый Иван Иванович!

А что же между словом «уважаемый» и восклицательным знаком? В деловой переписке на русском языке принято обращаться к адресату по имени-отчеству. В крайнем случае, можно обратиться по фамилии: «Уважаемый господин Петров!».

На мой взгляд, обращение по фамилии скорее уместно в письме-претензии, чем в письме-просьбе. По имени-отчеству к нам обычно обращаются знакомые, такое обращение вызывает расположение адресата, знакомым труднее отказать.

При обращении сразу к нескольким адресатам в настоящее время используют обращение «Уважаемые господа!», а при обращении в служебных записках в рамках одной организации – уместно использовать обращение «Уважаемые коллеги!»

В дипломатической переписке – свои правила. Там принято обращаться по титулу: «Уважаемый господин посол!», «Уважаемый господин министр»», или «Ваше превосходительство!». Но это отдельная тема

Freeimages.com

Источник: https://www.e-xecutive.ru/management/marketing/1355573-glubokouvazhaemyi-vagonouvazhatyi

Умение писать. Деловое письмо

Уважаемый обращение в письме

Письменная коммуникация предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания.

Большое значение в деловых отношениях имеет деловая переписка, которая позволяет оперативно информировать делового партнера, обращаться к нему с просьбой, заказывать, предлагать, поздравлять, делать запросы и т.д. Деловая переписка в организациях регистрируется и хранится как исходящая и входящая документация.

В деловой переписке наиболее распространенными видами официальных писем являются:

  • • письма-просьбы;
  • • письма-сообщения;
  • • письма-запросы;
  • • письма-заявления;
  • • письма-подтверждения;
  • • письма-рекламации;
  • • письма-заказы;
  • • письма-предложения;
  • • информационные письма;
  • • гарантийные письма;
  • • сопроводительные письма.

Деловая переписка может вестись как по электронной почте, так и на бумажных носителях путем почтовых отправлений. Но, какой бы вид связи не был избран, деловое письмо должно соответствовать определенным требованиям.

Эти требования касаются, прежде всего, языка. Как уже отмечалось в главе второй, деловое общение носит регламентированный характер, что предполагает использование официально-делового стиля в формах письменного обращения.

В структуре письма выделяют служебную и информационную части.

Структура письма выглядит следующим образом:

  • • приветствие;
  • • обращение к адресату;
  • • лид-абзац;
  • • информационная часть письма;
  • • заключительная формула вежливости;
  • • подпись отправителя.

Центральным элементом структуры послания, то, ради чего оно и пишется, является его информационная часть — текст письма.

Рассмотрим более подробно структуру письма.

Приветствие — это формула вежливости, аналогичная устному приветствию, при помощи которой выражается уважение адресату.

Стандартными формулировками приветствия являются:

Здравствуйте…

Добрый день…

Приветствую Вас…

Рад приветствовать Вас…

Обращение к адресату выполняет связующую роль по отношению к последующим элементам письма и помещается непосредственно за приветствием. Специфической особенностью обращения является использование в конце восклицательного знака.

Примеры обращения:

Евгений Петрович!

Господин Чрезвычайный и Полномочный посол!

Ваше высокопреосвященство!

Даны и господа!

Воздействие приветствия может быть усилено, если последующее обращение содержит и некий эпитет, поддерживающий почтение к адресату со стороны автора письма.

Сравните следующие обращения и определите, которое из них предпочтительнее.

Добрый день, уважаемый Игорь Иванович!

Добрый день, Игорь Иванович!

Если приветствие отсутствует, то обращение фактически открывает содержание письма. В таком случае простой способ обращения к адресату целесообразно дополнить прилагательным, наиболее подходящим соответствующему случаю письменного обращения, такими как: «уважаемый», «досточтимый», «достопочтенные», «высокоуважаемые» и г.д. Стандартным является выражение «уважаемый».

Глубокоуважаемый Глеб Александрович!

Уважаемые коллеги!

Почтеннейшие господа!

Досточтимый господин Кузьменко!

Уже здесь, в начале письма, зачастую допускаются ошибки. Например, студент пишет преподавателю: «Здравствуйте, можно ли на завтрашнем семинаре я выступлю с докладом «Перспективы экономического развития РФ в условиях глобализации»? С уважением, Егор Семин, группа ПМ». Отсутствие обращения в деловом письме является типичной ошибкой многих студентов.

Лид-абзац, первый абзац письма, включающий, как правило, не больше одного предложения и поясняющий мотивы и тему послания, не является обязательным элементом структуры письма — в ряде случаев его функцию отчасти выполняет заголовок к тексту.

  • Обращаюсь к Вам в связи с… (далее кратко излагается причина обращения)',
  • Просим Вашего содействия (согласия, указания и т.п.) в (на, о)… (далее кратко сообщается, какое именно содействие требуется автору от адресата).
  • Уведомляю (докладываю, извещаю и т.п.) о… (далее кратко указывается, о чем именно намерен уведомить автор адресата).

Лид-абзац упрощает процесс ознакомления, изучения и восприятия текста письма.

Текст письма включает в себя вводную, основную и заключительную части.

Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. Данная часть текста может состоять из одного абзаца, включающего два предложения. Первый абзац текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным. В первом предложении четко формулируется суть вопроса, во втором содержится смысловая подводка к основной части текста.

Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от сложности вопроса основная часть может включать от одного до трех и более абзацев.

Между абзацами должна прослеживаться четкая смысловая связь. Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным.

Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста.

Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащегося 2—4 предложения. Сначала делается вывод, в котором подводятся итоги сказанного в основной части письма. Затем просьба (требование, указание) адресату от имени автора или организации. И, наконец, в последнем предложении выражается характер ожиданий автора делового письма.

Как при окончании делового контакта деловые партнеры устно прощаются, так и деловое письмо должна завершать заключительная формула вежливости, которая предшествует подписи.

Наиболее часто в качестве заключительной формулы вежливости используются следующие стандартные формулировки:

С уважением…

С глубоким почтением…

С благодарностью и уважением…

Искренне Ваш…

Остаюсь искренне Ваш…

Подпись отправителя является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма. Ее назначение — двойное. Подпись удостоверяет личность автора послания и придает официальному письму юридическую силу.

С точки зрения культуры делового общения общий тон делового письма при всей его подчеркнутой официальности и деловитости должен нести отпечаток доброжелательности и уважения по отношению к адресату, что выражается в тактичном обращении, в понимании его интересов и проблем. Вместе с тем, проявляя уважение к партнеру, не нужно забывать о самоуважении.

В работе Ю. М. Демина[1] содержатся общие рекомендации по стилистическому оформлению содержания письма.

  • 1. Текст делового письма следует излагать в спокойном, ровном тоне, без чрезмерной любезности или небрежности, граничащей с грубостью.
  • 2. Не следует побуждать адресата к скорейшему решению или действию, вставляя слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». При желании скорейшего решения вопроса нужно употреблять стандартные вежливые формулировки: «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».
  • 3. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру». Дайте адресату подумать самому.
  • 4. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить»: этот намек может быть воспринят слишком уж буквально, как выпад в отношении адресата.
  • 5. В том случае, если на предложения предполагается отрицательный ответ, не следует начинать письмо с констатации отказа — сначала нужно изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению данного вопроса можно вернуться.
  • 6. Ссылка (к месту) на конкретные требования руководящих документов придает письму вес. Ссылки на абстрактные указания «начальства», скорее, будут восприняты получателем письма как попытка уйти от ответственности.
  • 7. Писать нужно реже и по возможности короче. Обилие деловых писем и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела.

При подготовке делового письма нужно поставить себя на место адресата и попробовать представить, как будет оно им воспринято.

Перед отправкой нужно просмотреть отправляемое письмо с точки зрения его стилистики и грамматики и попытаться ответить на следующие вопросы.

  • • Является ли это письмо максимально корректным, ясным и кратким?
  • • Нет ли в письме орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок?
  • • Нет ли ошибок в наиболее важных элементах письма — обращении, адресе и т.п.?

Для большинства официальных деловых писем существуют шаблоны, с которыми можно ознакомиться в соответствующей литературе.

< Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая >

Посмотреть оригинал

  • 1. Что такое речь? Какие существуют виды речи?
  • 2. Какое различие существует между устной и письменной речью?
  • 3. Что понимается иод метаязыком в общении? Приведите примеры использования мстаслов и мставыражений.
  • 4. Чем определяется убедительность речи?
  • 5. Какие характеристики речи способствуют ее эффективности?
  • 6. Каковы причины потери информации в процессе общения? Как ее восполнить?
  • 7. Какие виды вопросов используются в процессе общения?
  • 8. Какие существуют виды ответов?
  • 9. Какие основные виды слушания выделяют в литературе по деловому общению?
  • 10. Какое различие существует между рефлексивным и нерефлексивным слушанием?
  • 11. Что представляет собой активное слушание? Какие этапы в нем выделяют?
  • 12. Какие типичные ошибки слушания встречаются в процессе общения?
  • 13. Как нужно слушать?
  • 1 .Андрианов, М. Невербальная коммуникация. Психология и право / М. Андрианов. — М.: Изд-во Института общегуманитарных исследований, 2007.
  • 2. Введенская, Л. А. Деловая риторика / Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова. — Ростов н/Д ; МарТ, 2002.
  • 3. Гарпер, Б. Эффективные письменные деловые коммуникации Harvard Business Review Guides / Б. Гарнер. — М.: Изд-во Манн, Иванов и Фербср, 2014.
  • 4. Гойхман О. Я. Речевая коммуникация / О. Я. Гойхмаи, Т. Надеина. — М. : ИНФРА-М, 2014.
  • 5. Государственная служба: культура поведения и деловой этикет: учеб, пособие / под общ. ред. Е. В. Охотского. — М.: РАГС, 2006.
  • 6. Деловые коммуникации: учебник для бакалавров / иод ред. В. П. Ратникова. — М.: Издательство Юрайт, 2016.
  • 7. Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. — М.: Бератор, 2004.
  • 8. Зарецкая, И. И. Устная речь в деловом общении: практикум / И. И. Зарецкая, А. М. Бруссер, М. П. Оссовская. — М.: Дрофа, 2009.
  • 9. Мальханова, И. А. Деловое общение : учеб, пособие для вузов / И. А. Мальха- нова. — М.: Академический проект, 2008.
  • 10. Наварро, Дж. Я вижу, о чем вы думаете / Дж. Наварро, М. Карлине. — М.: Попурри, 2012.
  • 11. Наварро, Дж. Громче слов. Как понять невербальные сигналы / Дж. Наварро, Т. С. Пойнтер. — М.: Попурри, 2011.
  • 12. Пиз, А. Язык разговора / А. Пиз, А. Гарднер. — М.: ЭКСМО-Пресс, 2000.
  • 13. Руднев, В. Н. Риторика. Деловое общение / В. Н. Руднев. — М.: КноРус, 2013.
  • 14. Сидоров, П. И. Деловое общение : учебник / П. И. Сидоров, М. Е. Путин, И. А. Коноплева. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2010.
  • 15. Трофимова, О. В. Основы делового письмам: учеб, пособие / О. В. Трофимова, Е. В. Купчик. — М.: Флинта: Наука, 2012.
  • 16. Холл,Дж. Невербальное общение / Дж. Холл, М. Нэпп. — СПб.: Питер, 2014.

Источник: https://studme.org/152763/menedzhment/umenie_pisat_delovoe_pismo

Я к вам пишу — чего же боле?* — управление персоналом

Уважаемый обращение в письме

Источник: Управление персоналом

Я к вам пишу — чего же боле?*

Ах, Татьяна! Кто ж так пишет деловые письма? Деловое письмо нужно начинать со слова «уважаемый»: «Уважаемый господин Онегин!», или так: «Уважаемый Евгений!», как его, кстати, по отчеству? Не знаете? А надо бы узнать и вообще уточнить информацию: должность, организация, адрес; а также тщательно продумать, что, как и, главное, с какой целью вы собираетесь писать. Ведь ваша репутация делового человека во многом зависит и от умения грамотно вести деловую переписку.

В наш век стремительного развития новых технологий, особенно в области средств коммуникации, с помощью которых мы имеем возможность контактировать с партнерами, клиентами и подчиненными, деловая переписка не утратила своей актуальности. Поэтому сегодняшняя тема — деловые письма.

Деловые письма — это различные по содержанию документы, с их помощью решаются организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Не будем касаться различных видов деловых писем и форм их содержания. Существует достаточно источников информации: специальная литература, справочники и даже семинары и тренинги.

Скажем лишь, что во избежание ошибок при составлении того или иного документа целесообразно пользоваться разработанными в организации шаблонами.

А мы вернемся к нашей Татьяне, а точнее, к слову «уважаемый». «Уважаемый Иван Иванович!» — именно так принято обращаться к адресату (разумеется, имя может быть другое). Возможен и вариант: «Уважаемый господин Иванов!».

Слово «господин», как правило, сочетается с фамилией, если по каким-то причинам известны лишь инициалы или известно только имя. При обращении к иностранцу отчество называть не принято, но в русскоязычной среде обращение по имени считается недостаточно вежливым.

Заметим, что слово «уважаемый» входит в состав обращения, поэтому запятая после этого слова не ставится. Но после слов «с уважением» — в конце письма — нужно поставить запятую, хотя она не обоснована правилами пунктуации.

Наличие запятой объясняется западной традицией письма, закрепившейся в данном случае в русском языке.

Довольно странно выглядит комбинация «уважаемый» в начале письма и «с уважением» в конце, особенно если письмо короткое. Поэтому рекомендуется не допускать такого двойного употребления однокоренных слов, хотя ошибки здесь нет с точки зрения грамматики. Во избежание повтора допустимо закончить письмо словами «искренне ваш…».

Иногда шаблоны писем содержат обращение «уважаемый (ая)», в таком случае перед скобками обязателен пробел.

Еще один интересный момент, связанный со словом «уважаемый». Несмотря на то что значение этого слова фиксируется словарями как «достойный уважения», обращение «уважаемый!», состоящее из одного этого слова, считается фамильярным, а значит, не является корректным.

Обращение со словом «многоуважаемый», «глубокоуважаемый» в деловом письме можно считать излишеством, если только вы не обращаетесь к заслуженным деятелям науки и культуры, к людям, занимающим высокое общественное положение или пользующимся особым уважением, почетом. Иначе можно уподобиться герою стихотворения С. Маршака «Вот какой рассеянный»:

«Глубокоуважаемый

Вагоноуважатый!

Вагоноуважаемый

Глубокоуважатый!»

Если обращение адресовано нескольким лицам, можно написать так: «Уважаемые господа!», «Господа!»; «Уважаемые коллеги!» — при обращении к людям одной профессии; «Многоуважаемые ветераны!».

При обращении возможна постановка как восклицательного знака, так и запятой, предпочтительнее использовать знак восклицания, но в любом случае рекомендуется соблюдать единообразие. После запятой текст письма начинается с маленькой (строчной) буквы, после восклицательного знака — первое предложение пишется с большой (прописной).

Не совсем правильно обращаться одновременно к мужчинам и женщинам на английский манер «Дамы и господа!». В русском языке слово «господа» в равной степени может относиться как к мужчинам, так и к женщинам — по аналогии: «Дорогие друзья!», «Дорогие одноклассники!», «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые читатели!» и т. д.

Если ваш адресат женщина, допустимо, например, в приглашении написать: «Просим Вас стать участницей» или «участником» — на ваше усмотрение.

Обращение на «вы» — также одна из форм проявления вежливости и уважения к собеседнику, в нашем случае — к адресату. Но здесь тоже существуют определенные правила. Если вы обращаетесь к одному лицу, то предпочтительно писать «Вы», «Вас» с прописной буквы, если же обращаетесь к группе лиц или не имеете в виду конкретного человека, то обращение «вы» всегда пишется со строчной буквы.

В начале письма совсем необязательно писать фамилии лиц, к которым вы обращаетесь, потому что в конце письма, в разделе «Адрес», будут указаны их фамилии.

К сожалению, в формате одной статьи невозможно затронуть все вопросы, связанные с деловой перепиской, но начало положено, тема не закрыта, в дальнейшем мы постараемся рассмотреть типичные ошибки, встречающиеся в письмах, и надеемся, что наши публикации будут вам полезны.

В заключение, ни в коей мере не посягая на литературное произведение Пушкина, позволим себе сказать о том, чего не написала Татьяна в своем послании Онегину, но могла бы написать в позапрошлом столетии, по крайней мере, тогда так было принято: «Остаюсь с наилучшими пожеланиями. Татьяна.».

Подобные заключительные фразы можно встретить в деловой переписке и в наши дни, однако такая форма вежливости устарела.

Деловое письмо уместно закончить словами «с наилучшими пожеланиями» и, разумеется, поставить свою подпись, после которой точка в соответствии с современными требованиями не ставится.

Будьте грамотными!

* А. С. Пушкин. «Евгений Онегин».

В статье использованы справочные материалы «Грамота.ру»

Источник: https://www.top-personal.ru/issue.html?2663

4.Структура делового письма

Уважаемый обращение в письме

Каждоеделовое письмо должно быть четкоструктурировано. Ясная структура имеетследующие преимущества:

— экономияВашего времени и времени адресата;

— гарантияпрочтения письма адресатом и правильноепонимание его сути;

— получениевразумительного, четкого ответа.

Итак, стандартноеделовое письмо имеет следующую структуру:

    1. Обращение

    2. Преамбула

    3. Основной текст

    4. Заключение

    5. Подпись

    6. Постскриптум

    7. Приложения

Обращениеходится в «шапке» письма и содержитдолжность и ФИО адресата. Для официальнойделовой переписки стандартным считаетсяобращение “Уважаемый”, которое пишутс большой буквы и по центру листа. Адальше масса вариантов в зависимостиот того, что пишут и кому.

Если Вы знаетепартнера лично, можете обратиться так:“Уважаемый Андрей Петрович”, не знаете– “Уважаемый господин Смирнов”. Кстати,в обращении к человеку слово “господин”сокращать до “г-н” нельзя. И ни в коемслучае нельзя писать “Уважаемый господинСмирнов А. П.”. Либо “Андрей Петрович”,либо “господин Смирнов”.

Если Вы непишете особам королевской крови,представителям религиозных конфессий,президентам и членам парламентовразличных стран, считайте, что Вамповезло. Для них существуют официальныеформулы обращения, причем для каждогоранга – особые. Прежде чем отправлятьтакое письмо, тщательно проверьте,соответствует ли выбранное обращениестатусу адресата.

Гораздо проще запомнить,как нужно писать военнослужащим:“Уважаемый товарищ полковник”, дажеесли этот полковник – женщина. А вотобращение “Дамы и господа” являетсясветским, и его лучше использовать,скажем, для приглашения на открытиесалона модной одежды.

Если же Выприглашаете на деловую презентацию –например, новых буровых установок,– топо сложившейся практике используетсяобщее для всех обращение “Уважаемыегоспода”. В данном случае неважно, чтов этой организации работают и женщины.

Пример:

Генеральному директору

ООО «Конкорд»

Добровольскому П.И.

Уважаемый Павел Ильич!

или

Уважаемый господин Добровольский!

Преамбуласоставляет первый абзацписьма, в котором изложена его цель,причина, побудившая Вас его написать.Прочтя преамбулу, адресат должен понятьсуть письма.

Пример: Я пишу Вам с целью выразить своёнеудовольствие качеством сырья дляпроизводства мебели, которую Вашакомпания поставляет нам, и рассчитываюна Ваши действия, направленные наскорейшее изменение ситуации к лучшемуи возмещение причинённых нам убытков.

Основной текст: в 2х – 4х абзацахдолжна быть изложена ситуация, выраженыВаши личные мысли и чувства по этомуповоду и озвучена просьба о конкретныхдействиях либо предложен Ваш вариантразрешения вопроса.

Пример: На протяжении последнего месяца,начиная со второго июня текущего года,10-15% от каждой партии вашего сырьясоставляет брак. Данные факты былинадлежащим образом оформлены специалистаминашей компании. Копии документовприлагаются к данному письму.

Убыткинашей компании в связи с получениембракованного сырья составляют порядка1 млн. рублей. Мы сотрудничаем с ООО«Конкорд» на протяжении уже пяти лет,и до сих пор у нас не было причин длянареканий. В данной ситуации мы настаиваемна полном возмещении наших убытков.

Принеобходимости мы готовы провестисовместную экспертизу забракованногосырья.

Заключениенеобходимо для краткогоподведения итогов всего написанного илогичного завершения письма.

Пример: Уверен, что Вы разберётесь вданной ситуации, и в ближайшем будущемнаше сотрудничество войдёт в привычноерусло.

Подпись.Письмо завершается подписью(должность + ФИО) адресанта, которуюпредваряет стандартная вежливая форма«С уважением». Также возможны варианты:«Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивноесотрудничество», «С благодарностью засотрудничество» и т.п.

При подписанииписьма важно учесть ранг адресата иадресанта. Письмо на имя генеральногодиректора должен подписывать такжегенеральный директор или, как минимум,его заместитель.

При этом подпись должнасоответствовать её расшифровке: ситуация,когда заместитель директора ставиткосую черту рядом с фамилией директораи подписывается своим именем, недопустима.

Пример: С уважением,

Генеральный директор мебельной фабрики«Заря» Киселёв А.Д.

Постскриптум(P.S.) – приписка в концеписьма после подписи – довольно редкоиспользуется в деловой переписке. Онаслужит для того, чтобы сообщить адресатуо важном событии, которое произошло ужепосле написания письма, или передатьему информацию, которая имеет косвенноеотношение к теме письма.

Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, чтопроцент брака в партии сырья, поступившей3 часа назад, возрос до 17%!

Пример 2: P.S. Руководитель нашего отделапо приёму сырья будет встречаться сВашими специалистами у Вас на предприятиизавтра в 14:00.

Приложенияявляются необязательнымдополнением к основному тексту письмаи поэтому оформляются на отдельныхлистах – каждое приложение на своёмлисте. Какие-либо правила их написанияотсутствуют.

Источник: https://studfile.net/preview/5611603/page:3/

Деловой этикет: пишите правильные письма!

Уважаемый обращение в письме

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь.

В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро.

Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы. 

Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации.

Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.

Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке.

Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его.

Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии.

Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью.

В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин».

Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).

Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на…» (Attention of…). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).

Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).

Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже».

Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания вам следует связаться с нами по телефону… »).

Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .».

Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п .

Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах.

Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.

В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение.

В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону.

Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести.

Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.

Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!

Источник: https://www.pravda.ru/society/223657-etiket_10/

Обращение в деловом письме

Уважаемый обращение в письме

В статье расскажем, как соблюсти тонкую грань между фамильярностью и заискиванием. Объясним, как оказать уважение партнеру и при этом сохранить достоинство.

Скачайте полезные материалы по теме:

Как сформулировать официальное обращение в деловом письме

задача речевого этикета — выразить вежливость, уважение и искренние намерения.

Даже самое незначительное проявление бестактности и некорректность в выборе выражений могут сыграть злую шутку с автором письма и зарубить на корню начало взаимовыгодного сотрудничества.

Две одинаковых по смыслу просьбы может различать только форма выражения, несколько незначительных на первый взгляд слов и обращений. Но результаты этих просьб окажутся диаметрально противоположными: решительный отказ и безоговорочное согласие.

Такими «незначительными» для неискушенного человека элементами в деловом письме являются формы обращения к деловому партнеру. Обращение — это начальная часть послания, прощание — заключительная. Вместе они составляют этикетную рамку письма, функция которой — установить и поддерживать контакт с адресатом.

Чтобы правильно составить деловое письмо, используйте подсказку от экспертов журнала Справочник секретаря. «Редактируем тексты деловых писем за 4 шага»

➤ Текст письма после редактирования

Все подсказки экспертов

Иногда, еще до обращения, в тексте используют стандартную форму приветствия. Здесь важно сделать несколько замечаний. В деловом письменном общении недопустимо использовать выражение «Доброго времени суток!».

Это допустимо в шуточной переписке между друзьями. Но в официальных письмах — это дурной тон. Если вы не знаете, в какое время адресат прочитает ваше послание, пишите просто, без затей: «Здравствуйте» и «Добрый день».

Конструктор деловых писем: полезный сервис от журнала «Справочник секретаря»

Использовать конструктор сейчас

Как писать обращение в письме

После стандартного приветствия добавьте обращение к адресату. Здесь может быть несколько вариантов, выбор которых зависит от степени близости ваших отношений, цели письма и информации об адресате, которой вы располагаете. Рассмотрим их все.

Если вам известно имя человека, которому вы пишите, то предпочтительнее использовать его. Здесь есть ряд правил, которые необходимо соблюдать.

  1. Нельзя использовать усеченную форму имени, даже если вы находитесь в доверительных отношениях с деловым партнером. Например, нельзя, писать «Добрый день, Саш» или «Привет, Ань». Это уместно в устной речи, но не в письменной.
  2. Между двумя вариантами — полное имя и имя+отчество — выбирайте второй. Руководствуйтесь информацией, которую предоставил адресат. Обычно ее можно извлечь из визитной карточки, поля «From»/ «От кого» в электронном письме или из стандартного блока контактной информации в конце текста. 
  3. Если вы не знаете имени человека, которому пишите письмо, используйте стандартное «Здравствуйте» или «Добрый день». Сделайте обращение более персонифицированным, если допускает ситуация. Например, «Уважаемый коллега» или «Дорогой подписчик».

Памятка: примеры обращения к адресату в деловом письме

Смотреть памятку полностью в журнале

Как обращаться в письме к руководителю

При обращении к руководителю важно соблюсти стандарт и общепринятые формы. Располагайте обращение посредине письма и пишите с большой буквы. Укажите должность, фамилии или имени и отчества. При адресации к руководителю общепринятой нормой считается употребление слова «уважаемый»:

Правило написания обращения

Пример

Уважаемый (-ая) + Имя и Отчество (в именительном падеже)!

Уважаемый Алексей Николаевич!

Уважаемый (-ая) + господин (-жа) Фамилия (в именительном падеже)!

Уважаемый господин Смирнов!

Уважаемый + должность органа власти!

Уважаемый генерал-полковник!

Уважаемые + господа!

Уважаемые дамы и господа!

Слово «уважаемый» применительно к руководителю — предпочтительный, но не единственный вариант. Существует стандартная формула обращения к особо важной персоне.

Например, к членами правительства, Государственной думы, губернаторам, мэрам, заслуженным деятелям науки, искусства, а также известным общественным деятелям.

Когда вы адресуете письмо кому-то из них, вместо слова «уважаемый» используйте «глубокоуважаемый» или «высокоуважаемый». В конце по желанию можете использовать восклицательный знак.

Если вы обращаетесь не к одному человеку, а к группе — уместнее обращение «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!».

Иногда возникает вопрос, какую форму обращения лучше выбрать – «Уважаемый господин Смирнов» или «Уважаемый Алексей Николаевич». Правило здесь такое.

Если письмо носит официальный характер и отношения с партнером только налаживаются, то более уместен первый вариант, когда же отношения уже налажены, то можно использовать второй.

Заключительная часть письма

В заключительной части обозначьте перспективы сотрудничества, деловых отношений, реализации проекта, положительного решения вопроса. Выразите надежду, одобрение, признательность, уверенность.

Не стоит в конце письма напоминать о прошлых негативных моментах, если таковые были. Например, вы не получили вовремя ответ или не получили его вовсе.

Напоминание об этом может вызвать отрицательную реакцию или быть расценено как знак неуважения.

Любое деловое письмо заканчивается подписью. Обязательно укажите вашу должность, имя и фамилию. Перед этим можно вставить стандартную этикетную формулу: «С уважением». Возможные варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество».

Подсказка: варианты, как завершить письмо

Посмотреть другие варианты в журнале

Важно учитывать должностное положение адресата и адресанта. Подписать послание должен генеральный директор или его заместитель, если ваше послание также адресовано генеральному директору. Разумеется, подпись должна соответствовать расшифровке: недопустимо ставить рядом с фамилией директора косую черту, после которой будет подпись заместителя.

Постскриптум в деловой переписке используют редко. Особый случай — необходимость сообщить человеку, которому адресовано послание, важную новость, которая произошла уже после и в момент написания письма. Возможен вариант, когда есть необходимость сообщить адресату какие-то сведения, косвенно касающиеся основной темы письма.

Приложения также не являются обязательной частью письма. Если они есть, важно обратить внимание, что в деловой переписке приложения оформляются на отдельных листах и нумеруются тоже отдельно. Особых стандартных правил оформления приложений не существует.

Итог:

Избегайте фамильярности, когда обращаетесь к адресату, даже если вы поддерживаете хорошие рабочие отношения. Старайтесь обращаться по имени-отчеству или по полному имени. Соблюдайте этикет деловой переписки: забудьте про обращения типа «Доброго времени суток».

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210906-qqq-17-m5-obrashchenie-v-delovom-pisme

ЗаконаНадзор
Добавить комментарий