Ведение архива в организации с чего начать

Архив организации: с чего начать? |

Ведение архива в организации с чего начать

Пятигорская торгово-промышленная палата информирует о том, что Международный институт менеджмента для объединений предпринимателей Торгово-промышленной палаты Российской Федерации разработал серию, а именно18 мая 2016 г.

«АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ: С ЧЕГО НАЧАТЬ?»Практические рекомендации профессионала по созданию, оптимизации и ведению архива на предприятии. В процессе своей производственной деятельности любое предприятие создает множество документов, обязательных для хранения на протяжении некоторого, а иногда достаточно продолжительного времени.

И возникает вопрос: где и как хранить документы, которые образуются в ходе ее деятельности.

Нужно ли для этого создавать специальный архив? И если нужно, то какими нормативными документами при этом руководствоваться? Обязательно ли издавать специальное положение об архиве? Каким требованиям должно отвечать помещение, отведенное под архив?В настоящий момент архивное дело регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.) (далее — Основные правила);3. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06 октября 2000 г.);4. Постановление ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 г.

N 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 21 августа 2003 г. N 4994);5. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), добавим к этом внутренние положения и распоряжения.

О том, как правильно организовать работу архива и обеспечить сохранность документов на долгие годы, мы будем говорить на нашем вебинаре.

Программа вебинара:Тема 1. Законодательство Российской Федерации по архивному делу и государственный контроль за его соблюдением.1.1. Порядок создания архива, организация его работы. Новые требования к организации. Формированию и использованию архивного фонда организации. Понятие архива организации, его организационно-правовые формы.Тема 2.

Номенклатура дел — основополагающий документ для организации работы архива.2.1. Виды номенклатур дел, порядок их разработки.2.2. Участие архива организации в составлении и согласовании номенклатуры дел.Тема 3. Передача дел на хранение в архив организации. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.3.1.

Контроль архива организации за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.3.2. Определение сроков хранения документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве и в архиве организации.3.3. Составление и оформление описей дел при передаче документов в архив организации. Составление сводных описей дел в архиве.3.4.

Порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения.Тема 4. Учет и сохранность документов и дел в архиве организации.4.1. Учет документов в архиве, разработка научно-справочного аппарата.4.2. Обеспечение сохранности документов в архиве организации (требования к помещению, оборудованию, размещению дел, режиму хранения).4.3.

Использование документов в архиве организации (исполнение запросов, выдача дел).

5. Ответы на вопросы слушателей.

Ведущая вебинара:
ДОРОНИНА Лариса Алексеевна – кандидат экономических наук, документовед, специалист по информационным технологиям управления, доцент кафедры Документоведения и ДОУ Государственного университета управления, член национальной Ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров.

Ведущий специалист в области документационного обеспечения управления.

Автор более 150 публикаций, в том числе статей в журналах «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Справочник кадровика», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Управление персоналом», «Служба кадров», «Поиск: от проекта до ключа» и др.

Целевая аудитория вебинара:• Специалисты служб ДОУ,• работники канцелярии,• секретари,

• специалисты, чья работа связана с организацией делопроизводства и документооборота организационно-методических отделов коммерческих и государственных (муниципальных) учреждений и органов власти.

Время проведения вебинара: 18 мая 2016 г. с 10-00 до 13-00 по моск. времени.

Участники вебинара (интернет-семинара) могут принимать участие:1. Очно, находясь в региональной ТПП, где будет оборудован зал с проекционным и интернет-оборудованием с налаженной связью с центральным отделением проведения мероприятия;2. Дистанционно через интернет на своем рабочем месте;3.

Дистанционно через интернет на своем домашнем компьютере;4. Имеется возможность участвовать с планшета или смартфонов.Участники вебинара получают именной электронный сертификат установленного образца Международного института менеджмента ТПП РФ о повышении квалификации.

Слушатели, прослушавшие 3 семинара по программе «Офис-менеджер», получают удостоверение установленного образца о повышении квалификации, соответствующее Приказу Минобрнауки РФ №499 от 1 июля 2013г.

, в объёме 72 часов по специализации «Офис-менеджер» и вносятся в Реестр сертифицированных специалистов МИМОП ТПП РФ.

Дополнительно: участникам вебинара после проведения мероприятия предоставляется на месяц интернет-ссылка записи вебинара для просмотра в офлайн-режиме.Стоимость участия в вебинаре:1. Для участия специалистов из коммерческих организаций – 4000 руб.,2.

Для участия специалистов из организаций-членов палат – 3500 руб.,3. Для участия специалистов государственных организаций – 3500 руб.,4. Для специалистов торгово-промышленных палат- 3000 руб.

(в случае набора 2–х слушателей из коммерческих организаций (и/или членов ТПП) на вебинар 1 специалист ТПП участвует бесплатно)

Дополнительная скидка: для двух и более участников с одной организации 10%

Регистрация заканчивается 17 мая 2016 г.

Обращаем Ваше внимание, количество возможных подключений к вебинару ограничено!1)Регистрация на вебинар (интернет-семинар) на электронной почте:info_tppnakmv@mail.ruДалее зарегистрированному участнику будет по электронной почте выслан счет на безналичную оплату и ближе к проведению вебинара логин и пароль для входа в систему.

2) Интернет-ссылка на техническое тестирование предоставляется после оплаты счета3) Техническая проверка компьютерного оборудования слушателей вебинара состоится 17 мая 2016 г. в 12-00 по московскому времени.

В случае заинтересованности и для подробной информации просим обращаться: Ставропольский край, г. Пятигорск, ул.

Козлова 24/1/ Калинина 74 т/ф 8 8793 33-43-56 или e-mailinfo_tppnakmv@mail.ru-отдел по работе с предприятиями.

Президент Пятигорской ТПП Л.Г. Карташова

Источник: https://tppnakmv.ru/obrazovanie/arhiv-organizatsii-s-chego-nachat/

Ведение архива | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Ведение архива в организации с чего начать

Многие организации сталкиваются с большим количеством трудностей и ошибок при организации архива документов. Поэтому рекомендуем ознакомиться с основами ведения архива, которые позволят избежать многих ошибок и помогут создать в вашей организации правильное архивное хранение.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как организовать ведение архива организации;
  • основные правила ведения архива;
  • наиболее распространенные ошибки при ведении архива.

Ведение архива организации

Зачастую в должностные обязанности секретаря вменяется работа с архивом организации. Как правило, работа по ведению архива возлагается на секретаря в небольшой компании, когда нанимать на работу архивариуса не представляется возможным либо сопряжено с большими затратами. В таком случае секретарю необходимо ознакомиться с основами ведения архива.

Первые этапы делопроизводства в организации

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Локальные нормативные акты, регламентирующие работу архива организации, призваны обеспечивать решение управленческих задач в вопросах упорядочения архивных документов организации, а также организовывать их сохранность.

Также каждая организация должна заняться разработкой и утверждением своих локальных актов, которые будут направлены на регламентацию работы архива.

Причем локальные акты должны быть разработаны вне зависимости от размера организации и ее архива, в противном случае даже самый небольшой архив рискует превратиться в беспорядочную кучу бумаг.

В локальные акты организации должны войти такие документы, как:

  • инструкция по делопроизводству; 
  • положение об архиве (положение о службе ДОУ, если в организации имеется соответствующее подразделение), положение об архивной службе или регламент по работе с документами архива; 
  • должностные инструкции сотрудника архива; 
  • инструкция по охране труда для архивиста (сотрудника, который выполняет его обязанности); 
  • приказ о составе экспертной комиссии, которая должна будет осуществлять экспертизу ценности документов; 
  • положение об экспертной комиссии; 
  • положения, инструкции и прочие документы, которые регламентируют различные мероприятия, касающиеся архива. 

Первоначально необходимо заняться разработкой инструкции по делопроизводству. Именно этот документ регламентирует правила работы с документами, в том числе и правила текущего (оперативного) хранения документов, которые устанавливают границу между документами и архивными документами.

Иногда, часто при отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции по делопроизводству дополняются положениями, регулирующими архивное хранение документов. Но для этих сюжетов лучше подходит Положение об архиве (работе с архивными документами). 

Правила ведения архива

Правила ведения архива во многом зависят от его размера. Архив может быть как самостоятельным подразделением в составе организации, так и относиться к службе документационного управления.

Так, при создании полноценного архива следует руководствоваться требованиями к помещению, в котором будут храниться документы.

Если же возможность создания полноценного архива отсутствует либо в этом нет необходимости, то архивные документы могут храниться в специальных запирающихся шкафах или сейфе, при этом доступ к ним должен быть ограничен.

Как изменились сроки хранения у документов по личному составу? Можно ли приказы по отпускам, командировкам, о взысканиях, как прежде, хранить пять лет?

Также правила ведения архива подразумевают создание графиков для проведения основных мероприятий, касающихся архива. Необходимо позаботиться о разработке графика приема документов от подразделений организации.

Даже при минимальном объеме документов данная мера позволит избежать многих ошибок. Также нужно составить график проведения экспертизы ценности документов.

Данное мероприятие позволит своевременно отслеживать и уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Ошибки при ведении архива

Наиболее распространенные ошибки в ведении архива возникают из-за неправильного оформления дел, передаваемых в архив. Поэтому порядок передачи дел и документов должен быть строго регламентирован. Рекомендуем внимательно изучить порядок составления и оформления номенклатуры дел, чтобы свести к минимуму возможные ошибки.

Также причиной ошибок может стать неверное определение сроков хранения документов. Во избежание случайного уничтожения документов, сроки хранения которых еще не истекли, можно создать перечень документов с их сроками хранения.

Соответственно и хранить архивные документы рекомендуется в соответствии с их сроками. Недопустимо хранение постоянных документов с бумагами временного хранения, так как это может стать причиной случайного уничтожения документов.

А это в свою очередь может стать причиной многих неприятностей с контролирующими органами.

Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел

Следует помнить, что архив должен обеспечивать сохранность документов на протяжении многих лет, а то и десятилетий. Поэтому следует уделить пристальное внимание организации хранения, ведь это и является основной задачей архива организации.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210596-qqq-16-m8-vedenie-arhiva

Хранение документов в архиве, сдача дел в архив

Ведение архива в организации с чего начать

Если Вам необходима организация архивного хранения документов, поможем организовать хранение документов в архиве. Это, прежде всего, сдача дел в архив, в строгом соответствии с существующим порядком сдачи документов в архив.

Наряду с этим хранение документов бухгалтерского учета, в соответствии с существующими в Украине правилами хранения документов в архиве. При этом соблюдаются все условия хранения документов в архиве.

Обязательно учитываются сроки хранения документов в архиве, Обращайтесь к нам, если не знаете как сдать документы в архив. Наше предприятие находится в городе

Хранение документов в архиве

Основные требования по организации архивного хранения документов как и правила хранения документов в архиве устанавливают «Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденные приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 г. № 16. Данные правила распространяются не только на органы государственной власти и местного самоуправления, но и на предприятия, учреждения и организации.

Предусмотренная Правилами №16 схема организации хранения документов на предприятиях может выглядеть следующим образом:

Схема организации хранения документов на предприятиях

В соответствии с п.2.1 Правил №16 для хранения документов, законченных в делопроизводстве, на предприятиях создаются архивы. Руководство предприятия обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Архив может создаваться как самостоятельное структурное подразделение либо входить в состав службы делопроизводства.

На предприятиях с небольшой численностью работающих ответственность за работу с архивными документами возлагается на одного из работников службы делопроизводства (п. 2.2 Правил №16).

В своей деятельности архив предприятия руководствуется законами и другими нормативно-правовыми актами Украины, а также Положением об архиве предприятия. (п.2.3 Правил №16). В штатное расписание предприятия вводится должность заведующего архивом.

Круг обязанностей работников архива определяется должностными инструкциями, которые утверждаются руководителем предприятия (абзац третий п.2.6 Правил №16). Кроме того, в должностные инструкции некоторых других работников (инспектор по кадрам, заведующий канцелярией, делопроизводитель, секретарь и т.д.

) целесообразно включить положения, обязывающие последних сдавать документы в архив предприятия, готовить их к сдаче в государственный архив и т.д.

Организация архивного хранения документов подразумевает:

  • прием от структурных подразделений предприятия и хранение архивных документов;
  • контроль состояния хранения и правильности оформления документов в структурных подразделениях предприятия;
  • составление и согласование сводной номенклатуры дел, проверка соответствия формирования документов в дела утвержденной номенклатуре;
  • проведение предварительной экспертизы ценности документов, находящихся на хранении, составление и подача на рассмотрение ЭК предприятия проектов описей документов, отнесенных к НАФ, описей дел длительного хранения, лписей дел по личному составу работников предприятии и актов об изъятии для уничтожения документов, которые не отнесены к НАФ;
  • организация в установленном порядке использования архивных документов, выдача архивных справок, копий, извлечений из документов и т.п.

С момента создания и до сдачи документов в архив предприятия они хранятся по месту формирования дел, т.е. в структурных подразделениях. На небольших предприятиях хранение может осуществляться централизованно в службе делопроизводства.

В рабочих комнатах дела должны храниться вертикально в закрывающихся шкафах. Выдача дел во временное пользование другим структурным подразделениям или другим предприятиям осуществляется с разрешения руководителя предприятия (п.п. 3.3.2 Правил №16).

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел.

Архивная обработка документов, находящихся на хранении в архиве организации, включает в себя целый комплекс мероприятий по систематизации и упорядочению документации в соответствии с нормативными документами, регламентирующими деятельность в сфере архивного дела, при строгом соблюдении правил архивирования документов.

Важнейшей составляющей процесса архивирования документации является соблюдение сроков хранения документов в архиве, установленных «Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов», утвержденным приказом Министерства юстиции от 12.04.2012 г. N 578/5.

Каковы же, в общем виде, условия хранения документов в архиве?

Правила №16 содержат ряд требований к помещениям архива, электро- и противопожарному оборудованию архива, температурно-влажностному, световому и санитарно-гигиеническому режимам, оборудованию архива, размещению документов в архивохранилище, а также к порядку выдачи и проверке наличия и состояния дел.

Определенные требования к условиям хранения документов бухгалтерского учета выдвигает и Положение об условиях хранения архивных документов (зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 04.02.2003 г. №89/7410).

Хранилище архива должно быть удалено от других производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением либо применением огнеопасных, химических веществ, пищевых продуктов и не должно иметь с ними общих вентиляционных каналов.

Кроме того, в хранилище запрещено прокладывать газовые, водопроводные, канализационные и иные магистральные трубопроводы. В соответствии с п.п. 8.1.4 Правил №16 в помещениях архива должен быть запасной выход.

Внешние двери помещения изолируются металлом, в нерабочее время они опечатываются.

Требования к электро- и противопожарному оборудованию архива предусматривают необходимость проведения электропроводки только в скрытом виде, хранилища должны быть оборудованы пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения. Запрещаются курение и применение нагревательных электроприборов.

Основным требованием к температурно-влажностному режиму является требование к параметрам температуры (+17 — +19 град.С) и относительной влажности (50-55%).

В случае выявления в помещениях плесени, насекомых, грызунов проводятся дезинфекция, дезинсекция, дератизация. В помещениях запрещается хранение посторонних предметов, употребление пищевых продуктов, разведение цветов (п. 7.4 Положения об условиях хранения архивных документов).

Устанавливаются также правила и требования к размещению стеллажей с документами.

Документация на них должна размещаться таким образом, чтобы дела каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были размещены в порядке ежегодных поступлений.

Кроме того, содержится прямой запрет на хранение архивных дел штабелями на полу, подоконниках и в других не предусмотренных для этого местах.

Источник: http://arhivarius.com.ua/storing-documents-in-the-archive

Ведение архива в организации с чего начать

Ведение архива в организации с чего начать

Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.

Лист-заверитель

Он составляется по установленному порядку. В нем указываются прописью и цифрами:

  1. Количество листов с нумерацией.
  2. Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч.

Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации. Лист-заверитель визируется составителем.

Последующие изменения в состоянии и составе папки должны отмечаться в нем со ссылкой на соответствующие акты.

Внутренняя опись

Она формируется для хранения и учета информационных материалов временного (более 10 лет) и постоянного содержания. Внутренняя опись составляется также для дел, созданных по разновидностям документов, в заголовках которых их содержание не раскрывается. В бланке должны присутствовать данные о порядковых номерах актов в папке, индексах, заголовках, датах и номерах страниц.

К внутренней описи прилагается итоговая запись.

В ней указывают цифрами и прописью число документов, включенных в нее, а также количество листов, ее формирующих. Внутреннюю опись визирует составитель.

На вопросы типа: «А можно утром – дела, а вечером – внутреннюю опись?», – смело отвечайте: «Всё можно, но внутреннюю опись – вперед». Не должно быть никаких исключений, иначе исключение станет правилом. Даже самые ленивые сотрудники перед лицом опасности обвала полок вынуждены будут действовать по вашим правилам.

■ Прочитать мини-лекцию о номенклатуре дел.
Большинство сотрудников о ней, возможно, слышали, но что это за зверь такой и для чего она нужна, не имеют никакого понятия.

Главный упор делайте на то, что без их помощи и знания документов организации вам не справиться с задачей, которую поставило перед вами руководство.

Расскажите, как вы планируете провести эту работу и предупредите, что будете обсуждать с каждым сотрудником те документы, за которые он отвечает.
Поинтересуйтесь, в какое время можно их побеспокоить.

Ведение архива в организации с чего начать ремонт

Я предпочитаю работать с переплетенными документами.

Если работы по переплету не проводились, и руководство согласится с вашими доводами, то архив нужно будет обеспечить переплетными приспособлениями (переплетная машина, мощные дыроколы на 4 дырки, большие иглы для сшивания дел) и расходными материалами (картон, клей, бумага, бечевка). Один сотрудник архива за день может сшить 25–30 дел по 150–200 листов.

Кроме того, в настоящее время есть также возможность воспользоваться услугами специализированных организаций.

Организация учета всех выполняемых архивом работ

Все перечисленное выше придется делать практически одновременно. Это сложно, но для профессионала вполне по силам.

  • документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
  • документы, подтверждающие вредные условия производства;
  • списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
  • формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз . 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

Ведение архива в организации с чего начать казахстан

  • индекс дела , который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела;
  • заголовок дела , вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;
  • поле количество единиц хранения отражает число томов или частей в составе дела и заполняется в конце года;
  • последняя графа содержит примечания , касающиеся производимых над делами операций – заведении, перемещении, и т. д.

Архивируются организованные в соответствии со сводной номенклатурой дела на срок, зависящий от вида составляющей их документации.

По итогам проведения каждой экспертизы оформляется акт, отражающий результаты ее проведения.

Особенности использования документов и организация работы

Основой для работы архива является утвержденное руководством положение либо инструкция о ведении архива организации. На основании такого документа назначается сотрудник, исполняющий обязанности архивариуса и отвечающий за сохранность и полноту вверенных ему бумаг.

Архив в организации может существовать как в виде независимого структурного подразделения, так и находится в рамках административной службы.

В результате анализа нормативных требований к условиям хранения документов можно, в случае если учреждение не является архивом, выделить некоторые рекомендации к организации их хранения, систематизированные следующим образом.

Требования к условиям хранения. В качестве основных источников опасности для документов выделяются огонь, вода, прочие физические и химические воздействия.

Нейтрализовать данные воздействия можно путем установления следующих требований к условиям хранения:

1) в местах хранения должна быть оборудована противопожарная сигнализация;

2) стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в местах хранения таким образом, чтобы расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) было более высоты нижнего уровня двери входа в архивохранилище, что необходимо для снижения вероятности порчи документов при его подтоплении.

Тот же закон предусматривает ответственность вплоть до уголовной за нарушения законодательства об архивном деле.

Обзор программы автоматизации процесса делопроизводства в организации представлен ниже.

Оформление электронных носителей

В мире всепроникающих высоких технологий «классический» носитель информации – бумага и ее производные – медленно, но верно уступает место носителям электронным. В связи с этим у сотрудника архива рано или поздно возникнет вопрос: каким образом принимать к хранению такие документы? Ответ на него прост: в том же виде, в каком они были изначально оформлены.

Если, к примеру, инвойсы от зарубежного поставщика поступают в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью, то и сохранять их следует в памяти компьютера – дополнительно печатать и заверять ничего не нужно.

Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, также, как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне.

Государственной архивной службы РФ, и утверждается директором школы.

Сотрудники школы отвечают за формирование дел в соответствии со своими должностными обязанностями. Контроль за правильностью ведения номенклатуры возлагается обычно на секретаря и директора учреждения.

Должен ли быть в Доме культуры архив?

Дом культуры имеет право создавать собственный архивный фонд. Его комплектация и хранение осуществляется согласно правилам, утвержденным приказами Минкультуры РФ.

Дело в том, что документы постоянного срока хранения не каждый год сдаются в муниципальный архив, а примерно раз в 10-15 лет, поэтому иметь свое хранилище как минимум для документов по личному составу необходимо.

Однако есть вариант решения вопроса без создания своего архива – заключение договора с другим муниципальным учреждением о ведении для Дома культуры архива.

Их также допускается переплетать с учетом возможности чтения текстов, резолюций, дат, виз во всех бумагах.

При подготовке к группировке все металлические скрепляющие элементы удаляются. Материалы, предназначенные для постоянного хранения и состоящие из особенно ценных либо неформатных актов, содержатся в папках закрытого типа с тремя клапанами с завязками либо в специальных коробках.

В случае присутствия в деле невостребованных документов личного характера (трудовых книжек, удостоверений, военных билетов и проч.) они вкладываются в отдельный конверт и подшиваются в нем к остальным материалам. В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя.

В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами. Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи.

  • производится описание документов и непосредственного дела;
  • проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
  • при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.

Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.

Нюансы работы с запросами

Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату.

Кроме того, в обязанности сотрудников архива входит своевременное и полное предоставление запрашиваемых документов, а также участие в процессе уничтожения документации с истекшим сроком хранения.

Порядок контроля

Помимо внутренних нормативных актов, работа архива регулируется законодательными актами, предусматривающими в том числе меры по контролю архивного делопроизводства в организации.

Так, согласно закону №125-ФЗ , контроль соблюдения порядка хранения документов осуществляется специальными органами на федеральном уровне и уровне субъектов РФ. На практике данная функция обычно выполняется Налоговой инспекцией и Пенсионным фондом как основными внешними пользователями документацией организации.

Важно

ФЗ;

  • Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. №526;
  • Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558;
  • Постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»;

Источник: https://sud22.ru/vedenie-arhiva-v-organizatsii-s-chego-nachat

Архив электронных документов: с чего начать?

Ведение архива в организации с чего начать

Электронный документооборот развивается стремительными темпами, и пользователи становятся все более подкованными в области его применения.

Но если создание электронного документа у них не вызывает вопросов, то в части хранения остается масса пробелов.

Давайте разберемся, как следует создавать документы в электронном виде и как организовать архив электронных документов, чтобы их без проблем можно было открыть и прочесть спустя N-ное количество лет.

Создание электронного документа от А до Я

Рассмотрим два распространенных способа, как создать электронный документ:

  1. Создаем электронный оригинал. В этом случае под рукой у нас должно быть подходящее программное обеспечение, поддерживающее нужный пользователю формат. Например, текстовые файлы создаются в привычных нам текстовых редакторах в таких форматах, как .doc, .txt, .rtf и др.
  2. Создаем электронную копию с бумажного носителя. Чтобы перевести в электронный вид бумажный документ, нужно его отсканировать. На выходе мы получаем скан – электронное изображение, которое можно открыть в любом графическом редакторе и программах, поддерживающих форматы .tiff, .jpeg, .png и др.

Создание электронного документа – это первый шаг на пути к безбумажному будущему, и с ним у большинства из нас никаких проблем не возникает. Второй шаг – правильное хранение документов, созданных с помощью средств компьютерной обработки информации, и здесь уже существует ряд сложностей.

Архив электронных документов: для чего он нужен?

Впервые о необходимости архива электронных документов государственные деятели заговорили в 2010 году. Еще тогда на заседании, посвященном перспективам развития архивного дела, глава Администрации Президента Сергей Нарышкин отметил, что прием электронных документов на хранение должен стать одним из приоритетных векторов в развитии архивного дела.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

С тех пор прошло чуть менее 5 лет, однако ситуация с долговременной сохранностью электронных документов (далее – ЭД) остается весьма спорной. Многие эксперты рынка ЭДО сходятся во мнении, что основная причина, тормозящая развитие электронных архивов, – невозможность быстрого переоснащения текущих бумажных. Это требует серьезных финансовых, кадровых, временных и других ресурсов.

Задачи, которые решает архив электронных документов

  1. Теоретически в архиве может сохраняться юридическая значимость ЭД. Это значит, что документы будут иметь свою доказательную силу в течение долгосрочного периода времени и к ним можно будет обращаться в случае проверок.
  2. В электронном архиве, в отличие от бумажного, быстрее и проще найти искомую информацию.

    Если сейчас, обращаясь в архив за справкой, мы можем потратить до нескольких дней, то в «архиве будущего» поиск данных сокращается до считанных минут, а то и секунд.

  3. В коммерческих организациях, таких как банки или страховые, создание электронного архива документов позволяет не только сократить количество бумаги, тем самым уменьшив финансовые издержки, но и ускорить обслуживание клиентов, повысив их лояльность. Кроме того, в архиве электронных документов исключены потери.

    Для коммерческих структур, равно как и для государственных учреждений, это является ценным аргументом.

Разумеется, для хранения электронных документов требуются определенные условия, исключающие несанкционированный доступ к информации, обеспечивающие читабельность документов на протяжении всего периода хранения и т.д.

Если спустя много лет к документу обратятся, при нем должны сохраниться: данные, позволяющие установить дату создания, отправления или получения; информация об электронной подписи, назначении ЭД и его происхождении.

При этом не стоит забывать, что у ряда ЭД сроки хранения четко обозначены в законе. Для ознакомления с ними рекомендуем прочитать статью Ивана Агапова.

Архив электронных документов в организациях

Обладая определенными знаниями и имея необходимое техническое оснащение, компании могут сами организовать у себя электронные архивы.

В 2013 году при поддержке Федерального архивного агентства были выпущены Рекомендации, касающиеся в том числе и создания электронных архивов в организациях. В данных рекомендациях ЭД приравнивается к единице учета и, прежде чем поступить на архивное хранение, он должен пройти через несколько этапов:

  • регистрацию в информационной системе (далее – ИС) организации,
  • включение в состав электронного дела,
  • переконвертацию в нужный формат (в данном случае PDF/A-1),
  • запаковывание в ZIP-архив вместе со всеми метаданными.

Согласно все тем же Рекомендациям в частный архив электронных документов могут быть переданы только документы, срок хранения которых превышает 10 лет. Электронные документы с разрешенным сроком хранения меньше 10 лет можно беспрепятственно хранить в ИС.

Есть ли будущее у архива электронных документов?

Хочется надеяться, что есть. Во всяком случае уже сейчас можно утверждать, что определенные попытки в сторону организации архивов ЭД предпринимаются, и их немало. Тем не менее со стороны государства никаких законодательных инициатив пока не последовало. И в этом, наверное, заключается основная причина затянувшегося перехода на долгосрочное хранение электронных документов.

В СМИ, однако, время от времени проскальзывают оптимистичные новости.

Так, в октябре 2014 года в прессе появилось сообщение ИТ-журналиста Андрея Колесова о том, что существуют некие планы по созданию федеральной государственной информационной системы «Электронный архив», и якобы Минкомсвязи РФ даже разработало проект закона в части обеспечения хранения электронных документов. Какие очертания примут в итоге эти планы неизвестно, остается только ждать.

Герасимова Евгения, PR-специалист Synerdocs

Источник: https://www.synerdocs.ru/6318431.aspx

Курсы архивариуса

Ведение архива в организации с чего начать

Вас назначили ответственным по ведению архива организации? И вы не знаете с чего начать?! Не паникуйте. Всё не так уж страшно. Знание «архивного дела» необходимо не только сотрудникам в должности архивариуса.

В нынешнее время многие организации сокращают штаты или вынуждены ликвидироваться/объединиться с иными действующими фирмами, а работу с архивом надо сохранить и достойно продолжить, либо заново создать.

Как быть? Руководители находят выход из ситуаций, поручая обязанности архивариуса на другие должности, будь то кадровская деятельность, секретариат или заведующий отделом, а то и вовсе обязывают всех работников каждого отдела организации вести «свой» архив производственной документации. Работа с архивами не в тягость, если знать основу деятельности. Чтобы не возникало никаких трудностей, предлагаем пройти курс архивариуса и стать профессионалом «архивного дела». И никакие непредвиденные изменения в организации вас не испугают, т.к. ответственный по ведению архива будет знать все нюансы деятельности от «А» до «Я».

Документы после прохождения курсов

По окончаниикурсов«Лидер» наши курсанты получают бесплатно справку с круглой печатью учреждения образования (согласно ч.9 ст.99 Кодекса об образовании Республики Беларусь).

Дополнительно вы можете приобрести:

1. Сертификат на английском языке, который  подтверждает прохождение обучения в случае отъезда за границу. Стоимость данного документа составляет 14 рублей.

2. Свидетельство в твердой обложке с указанием количества пройденных учебных часов по темам обучения. Стоимость данного документа составляет 15 рублей.

При приобретении 2-х документов (сертификат на английском языке и свидетельство), стоимость составит 20 рублей.

В образовательный центр “Лидер”  постоянно поступают  заявки от работодателей, желающих принять на работу  выпускников курсов, вместе с тем мы не можем гарантировать трудоустройство  выпускникам.

Записаться на курсы и узнать подробную информацию можно по телефону: 375 (44) 7-352-352.

Более подробную информацию вы можете посмотреть на странице вашего города.

Записаться

Количество человек в группе — 6-12

Время занятий — утро, день, вечер, выходной день (на выбор учащегося)

Программа курса

  1. Делопроизводство, как основа организации.
  2. Составные части архивного дела. Виды и функции архивов.
  3. Требования к помещению архива для обеспечения сохранности документов.
  4. Обязанности архивариуса. Технические нормы при работе с документами.
  5. Организация работы в архиве.
  6. Номенклатура дел.
  7. Формирование дел.
  8. Экспертиза ценности дел.
  9. Оформление дел.
  10. Составление описей дел.
  11. Прошивка документов.
  12. Прием и передача в архив документов по срокам хранения.
  13. Учет и хранение документов в архиве организации.
  14. Порядок выдачи дел из хранилища.
  15. Уничтожение документов по срокам хранения.
  16. Использование документов архива в виде сведений или архивных справок.
  17. Электронное сопровождение. Работа с ЭД (электронными документами).
  18. Зачет

Записаться

Чем привлекают курсы «Лидера»?

  • Наш преподаватель имеет огромный практический опыт. Она умеет быстро найти подход к учащемуся и подобрать самую эффективную учебную программу, сочетающую в себе теорию с практикой.
  • После обучения на курсах Вы будете иметь полный комплект правильно оформленных документов, который пригодится Вам в качестве образцов для дальнейшей работы. На основе этих документов Вы сможете быстро и грамотно оформить любую документацию. При изучении курса Вы узнаете юридические тонкости вопросов, возникающих в процессе трудовых отношений «наниматель-работник».
  • Мы располагаем солидной материально-технической базой и множеством наработок по организации учебного процесса.
  • У нас Вы можете выбирать наиболее удобный график обучения, а также подходящий Вам уровень сложности программы для того, чтобы сочетать курсы с работой, быстро и качественно получить необходимые знания.
  • По окончании курсов мы выдаем своим выпускникам документ, повышающий вашу ценность в глазах работодателя, который поможет Вам устроиться на новую, интересную и доходную работу.
  • У нас очень демократичная цена на курсы!

Записаться

Источник: https://lider.by/course/kursyi-arhivariusa

ЗаконаНадзор
Добавить комментарий